E-Rechnung Software Vergleich: Top-Tools clever geprüft

Du druckst Rechnungen noch aus, unterschreibst sie mit dem Füller und verschickst sie per Brieftaube? Willkommen im Mittelalter der Buchhaltung. Wer 2025 immer noch keine E-Rechnung Software nutzt, verschenkt nicht nur Effizienz, sondern riskiert Compliance-Katastrophen. Dieser Artikel zerlegt die beliebtesten Tools am Markt, erklärt, worauf es wirklich ankommt – und warum “kostenlos” oft der teuerste Fehler ist.

• Was eine E-Rechnung wirklich ist – und warum sie dich bald gesetzlich betreffen wird
• Die wichtigsten Funktionen, die eine gute E-Rechnungssoftware bieten muss
• Top 6 Tools im direkten Vergleich: Funktionen, Preise, Schwächen und versteckte Kosten
• Worauf du bei Schnittstellen, Formaten (ZUGFeRD, XRechnung) und Archivierung achten musst
• Warum viele Anbieter mit DSGVO werben, aber deine Daten trotzdem in der Cloud versenken
• Wie du Compliance-konform bleibst und dein ERP-System nicht in Brand setzt
• Welche E-Rechnung Software wirklich skalierbar ist – und welche dich bei Wachstum ausbremst
• Ein brutale Checkliste zur Auswahl der richtigen Lösung
• Fazit: Wer billig kauft, zahlt mit Stress, Strafen und Systemabstürzen

E-Rechnung Definition und Pflicht: Warum du jetzt handeln musst

Die E-Rechnung ist keine digitale PDF. Und nein, sie ist auch nicht einfach “eine Rechnung per E-Mail”. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch erlaubt. In Deutschland sind das insbesondere die Formate ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung – beide normiert, beide komplex, beide Pflicht für die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand.

Ab 2025 wird es ernst: Die E-Rechnung wird für B2B verpflichtend. Wer dann noch auf Word-Templates setzt und PDFs per Mail verschickt, riskiert nicht nur verspätete Zahlungen, sondern auch Bußgelder und steuerliche Probleme. Der Staat will Transparenz, Nachvollziehbarkeit und automatisierte Prüfung. Und mit klassischer Rechnungsstellung kommst du da nicht mehr durch.

Das bedeutet: Du brauchst eine E-Rechnungssoftware, die gesetzeskonform Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und archivieren kann – und zwar so, dass dein Buchhaltungssystem nicht explodiert. Klingt technisch? Ist es auch. Deshalb schauen wir uns jetzt die Tools an, die diesen Job wirklich können.

Funktionen einer guten E-Rechnung Software: Was du unbedingt brauchst

Bevor wir blind eine Vergleichstabelle hinrotzen, klären wir: Was muss eine E-Rechnungssoftware 2025 überhaupt leisten? Spoiler: Es geht nicht nur um hübsche PDF-Rechnungen mit Logo. Wer gesetzeskonform arbeiten will, braucht mehr – viel mehr.

Diese Kernfunktionen sind Pflicht:

• Formatunterstützung: Native Unterstützung für ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. Ohne das kannst du jede öffentliche Ausschreibung vergessen.
• Validierung: Automatische Prüfung der Rechnungen vor dem Versand (Syntax, Struktur, Pflichtfelder). Fehlerhafte Rechnungen führen zu Ablehnung – und zu Zahlungsausfällen.
• Schnittstellen: Integration in ERP-Systeme (z. B. SAP, DATEV, Lexware), Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
• Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung mit Zeitstempeln, Unveränderbarkeit und Zugriffskontrolle.
• Mehrmandantenfähigkeit: Du hast mehrere Firmen oder Marken? Dann muss deine Software das sauber trennen können.
• Rechnungseingang: Nicht nur senden, sondern auch empfangen und verarbeiten – inklusive OCR-Erkennung und automatischer Zuordnung.

Extras wie Workflow-Management, Freigabeprozesse, Rollenrechte oder KI-gestützte Kontierung sind nice-to-have – aber keine Basis. Wer das Basis-Set nicht erfüllt, fliegt in unserem Vergleich direkt raus.

E-Rechnung Software Vergleich: Die Top 6 Tools im Härtetest

Wir haben die üblichen Verdächtigen durch den digitalen Fleischwolf gedreht. Keine Hochglanz-Broschüren, keine Marketingversprechen – nur harte Fakten. Hier sind sechs der meistgenutzten E-Rechnungsprogramme im direkten Vergleich.

1. SAP Document Compliance
   Für große Unternehmen mit SAP-Stack. Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, kann aber ohne SAP-Consultant faktisch nicht eingerichtet werden. Integration ist tief, Preis ist brutal – aber für Konzerne alternativlos. Skalierbarkeit: hoch. Usability: grausam.
2. DATEV Unternehmen online
   Der Klassiker in der Buchhaltung. Kann E-Rechnungen empfangen und senden, aber mit Zwangsbindung an DATEV-Infrastruktur. PDF-Uploads, OCR, Archiv – alles da, aber mit veralteter UX. Kein Spaß, aber solide. Compliance: top. Innovation: nope.
3. GetMyInvoices
   Klarer Fokus auf Rechnungseingang. Gut für kleine Unternehmen, automatisiert Belegimport, OCR und Übergabe an Buchhaltungssoftware. E-Rechnung-Ausgang nur rudimentär. Für hybride Workflows okay, für strukturierte Massenverarbeitung ungeeignet.
4. ecosio
   EDI-Powerhouse aus Österreich. Vollautomatische E-Rechnungsverarbeitung mit Fokus auf Supply-Chain und Großunternehmen. Komplex, teuer, aber bei hohem Volumen unschlagbar. Kein Tool für den Mittelstand, sondern für den Maschinenraum der Industrie.
5. billwerk+ (ehemals FastBill)
   SaaS-Tool mit Fokus auf Subscription Billing, aber mit ZUGFeRD-Support. Moderne UI, einfache Bedienung, aber beschränkte ERP-Integrationen. Gut für Startups, schlecht für komplexe Buchhaltungsanforderungen. Archivierung nur über Umwege GoBD-konform.
6. sevDesk
   Beliebt bei Freelancern und KMU. ZUGFeRD-Unterstützung nur in höheren Tarifen, XRechnung fehlt. UX solide, Automatisierung minimal. Für Einzelkämpfer okay – für skalierbare E-Rechnungsprozesse zu dünn.

Fazit: Es gibt nicht die eine perfekte Lösung. Aber es gibt viele schlechte. Wer skalieren will, braucht API-Zugänge, Formatvielfalt und tiefgreifende Validierung. Wer nur eine PDF mit XML-Anhang verschicken will, kann auch Outlook nehmen – bis die Steuerfahndung klingelt.

Formate, Schnittstellen, Archivierung: Die technischen Details, die du kennen musst

Wer glaubt, E-Rechnung sei eine Designaufgabe, hat das Memo nicht gelesen. Es geht um strukturierte XML-Dateien, Datenaustauschformate und Validierungsroutinen. Und genau hier trennt sich das Marketing von der Realität.

ZUGFeRD 2.1 kombiniert ein PDF/A mit eingebetteter XML-Datei. Vorteil: Mensch und Maschine können die Rechnung lesen. Nachteil: Komplexer Aufbau, und nicht alle Empfänger können mit dem Hybridformat umgehen. XRechnung ist rein XML-basiert – maschinenlesbar, aber für Menschen kryptisch. Pflicht für die öffentliche Hand, also musst du’s können.

Wichtig ist auch die Anbindung: Eine gute E-Rechnung Software bietet REST-APIs, Webhooks und Dateiuploads via SFTP. Alles darunter ist Spielzeug. CSV-Exporte sind nett, aber keine Integration. Prüfe, ob dein Tool DATEV-Export unterstützt – viele tun es, aber nur gegen Aufpreis.

Und dann kommt der Prüfstein: Archivierung. GoBD-konform heißt: unveränderbar, lückenlos, mit Zugriffsprotokoll. Cloud-Archivierung auf Servern in den USA ist ein DSGVO-Albtraum. Achte auf ISO-Zertifikate, Standortnachweise und Audit-Trails. Alles andere ist Compliance-Roulette.

Checkliste E-Rechnung Software: Diese Fragen musst du stellen

Bevor du dich für irgendein Tool entscheidest, solltest du knallhart prüfen, ob es deinen Anforderungen entspricht. Hier ist deine Checkliste – ganz ohne Marketing-Bullshit:

• Unterstützt die Software XRechnung und ZUGFeRD 2.1 nativ?
• Kann ich Rechnungen automatisiert validieren lassen – auch im Eingang?
• Welche ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme lassen sich wie integrieren?
• Wie erfolgt die Archivierung – revisionssicher, GoBD-konform, DSGVO-sicher?
• Gibt es eine API? Welche Endpunkte? Dokumentation verfügbar?
• Wie skaliert die Software bei 10x Rechnungsvolumen?
• Gibt es On-Premise-Optionen oder ist alles Cloud-only?
• Werden Updates automatisch ausgerollt – und wie wird ich über Änderungen informiert?
• Was passiert bei einem Formatwechsel durch Gesetzesänderung?

Wenn du eine dieser Fragen mit “weiß ich nicht” beantwortest – lies den Artikel nochmal. Wenn dein Anbieter keine klare Antwort hat – wechsel ihn. Sofort.

Fazit: Die Wahl der E-Rechnungssoftware entscheidet über deine Zukunft

E-Rechnung ist kein Trend. Sie ist Pflicht, Realität und technologische Revolution zugleich. Wer heute nicht investiert, zahlt morgen – mit Systembrüchen, Stress im Steuerbüro und potenziellen Strafen vom Finanzamt. Eine gute E-Rechnung Software ist kein Nice-to-have, sondern ein zentraler Bestandteil deiner digitalen Infrastruktur.

Unser Vergleich zeigt: Die Unterschiede sind gravierend, die Marketingversprechen oft hohl, und viele Tools scheitern an den Basics. Wer das falsche System wählt, verbaut sich Automatisierung, Effizienz und Skalierbarkeit. Also: Nicht blenden lassen – sondern prüfen, testen, hinterfragen. Und dann das Tool wählen, das nicht nur “digital” aussieht, sondern es auch wirklich ist.