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E-Mail erstellen: Profi-Tipps für smarte Kampagnenplanung

Tobias Hager
Notizblock mit der Aufschrift Holiday Email Marketing Series als Symbol für festliche E-Mail-Kampagnenplanung auf einem Tisch

E-Mail erstellen: Profi-Tipps für smarte Kampagnenplanung

Du schickst E-Mails raus, hoffst auf Klicks – und bekommst stattdessen Absagen, Spam-Filter oder einfach nur Stille? Willkommen im Club der falsch geplanten Kampagnen. E-Mails schreiben ist nämlich keine Kunst, sondern Technik, Strategie und Timing. Wer 2025 noch glaubt, ein hübscher Betreff und ein paar Emojis reichen für Conversion, hat das digitale Marketing-Spiel nicht verstanden. Zeit für ein radikales Update deiner E-Mail-Strategie.

E-Mail-Marketing 2025: Warum dieser Kanal alles andere als tot ist

Seit Jahren wird das E-Mail-Marketing totgesagt – und seit Jahren liefert es zuverlässig Leads, Sales und Customer Retention wie kaum ein anderer Kanal. Die Wahrheit ist: E-Mail ist nicht hip, aber effektiv. Während Social Media den nächsten Algorithmuswechsel verdaut und Paid Ads immer teurer werden, bleibt die gute alte E-Mail ein stabiler ROI-Bringer. Vorausgesetzt, man weiß, was man tut.

Im Jahr 2025 ist E-Mail-Marketing hochautomatisiert, datenbasiert und technisch anspruchsvoll. Wer heute “mal eben” eine E-Mail erstellt, läuft Gefahr, zwischen Spam-Filtern, Blacklists und genervten Empfängern zu zerschellen. Erfolgreiche Kampagnen basieren auf klarer Segmentierung, validierter Zustellbarkeit und Content, der nicht aussieht wie aus einem Baukasten für 2008.

Die E-Mail ist der direkteste digitale Kommunikationskanal mit der höchsten Ownership. Kein Algorithmus steht zwischen dir und deinem Empfänger. Aber gerade deshalb ist die Verantwortung hoch. Jede schlechte Mail beschädigt deine Domain-Reputation. Jeder irrelevante Inhalt senkt deine Öffnungsrate. Und jeder technische Fehler killt deine Zustellbarkeit. Willkommen in der Welt des professionellen E-Mail-Marketings.

Wenn du also glaubst, E-Mail wäre nur “Text + Button + Bild”, dann lies weiter. Denn du bist nicht in der Inbox deiner Kunden – du sitzt noch im Spam-Ordner fest. Und da kommen wir jetzt gemeinsam raus.

Strategie vor Design: Wie du eine E-Mail-Kampagne richtig planst

Wer eine E-Mail-Kampagne startet, ohne vorher Ziel, Segmentierung und Timing zu definieren, kann das Ganze auch gleich würfeln. Professionelles E-Mail-Marketing beginnt nicht im Editor, sondern im Kopf. Und zwar mit einer klaren Kampagnenstrategie, die Zielgruppe, Customer Journey und Conversion-Ziel berücksichtigt.

Bevor du überhaupt an Content denkst, musst du folgende Fragen beantworten:

Die meisten Kampagnen scheitern nicht am Design, sondern an der fehlenden Relevanz. Und Relevanz entsteht nicht durch hübsche Templates, sondern durch datenbasiertes Targeting. Das bedeutet: Du brauchst ein CRM, das mehr kann als nur Namen speichern, ein Tracking-Setup, das User-Verhalten auswertet, und ein Automatisierungstool, das nicht bei “Willkommen!” aufhört.

Nur mit einer klar definierten Strategie kannst du deine E-Mails so gestalten, dass sie den Empfänger im richtigen Moment mit dem richtigen Inhalt treffen. Und genau das ist der Unterschied zwischen “gelesen und geklickt” und “gelöscht ohne Öffnung”.

E-Mail erstellen: Technische Grundlagen für Zustellbarkeit und Performance

Jetzt wird’s technisch – und das ist auch gut so. Denn ohne korrekt konfigurierte E-Mail-Infrastruktur bringt dir der beste Content nichts. Deine Mails landen dann entweder im Spam oder gar nicht. Die drei Buchstaben, die du kennen musst: SPF, DKIM, DMARC.

Dazu kommt: Deine Absenderadresse muss existieren und erreichbar sein. Deine IP sollte nicht auf Blacklists stehen. Und dein Versandtool muss eine saubere Reputation haben. Wer über Shared IPs Mails verschickt, teilt sich auch die Probleme anderer Versender – ein häufiger Fehler bei billigen Tools.

Ein weiterer Punkt: Responsive Design. Über 70 % aller E-Mails werden mobil gelesen. Wenn dein Template auf dem Smartphone aussieht wie ein kaputtes PDF, brauchst du dich über miese Klickraten nicht wundern. Nutze daher HTML-E-Mails mit sauberem Inline-CSS, Mobile-First-Design und minimalem Code-Overhead.

Und ja, auch Plain-Text-Mails haben ihre Berechtigung – vor allem bei persönlicher Kommunikation oder B2B-Kontakten. Wichtig ist: Jede Mail sollte sowohl HTML- als auch Text-Version enthalten. Das nennt sich Multipart-MIME und ist Standard für professionelle E-Mail-Kommunikation.

Personalisierung, Segmentierung, Automatisierung: Die goldene Dreifaltigkeit

Wenn du heute noch E-Mails an “alle Kontakte” schickst, dann solltest du diesen Artikel ausdrucken und rahmen – als Mahnmal. Denn 2025 ist Massenversand ohne Segmentierung ein sicherer Weg in die Irrelevanz. Nutzer erwarten Inhalte, die auf sie zugeschnitten sind. Und das geht nur durch intelligente Segmentierung und Automatisierung.

Segmentierung bedeutet: Du teilst deine Empfängerliste nach relevanten Kriterien auf. Zum Beispiel:

Personalisierung geht darüber hinaus. Sie bedeutet nicht nur “Hallo [Vorname]”, sondern dynamische Inhalte innerhalb der Mail. Unterschiedliche Produkte, Angebote oder CTAs, je nachdem, wer die Mail liest. Das geht nur mit einem leistungsfähigen E-Mail-Marketing-Tool und sauber gepflegten Daten.

Automatisierung schließlich ist der Turbo. Statt manuell zu versenden, baust du automatisierte Workflows: Willkommensserien, Reaktivierungskampagnen, Warenkorbabbrecher-Mails, Geburtstagsangebote. Jeder Trigger basiert auf einem Nutzerverhalten – und liefert relevante Inhalte genau zum richtigen Zeitpunkt. Das Ergebnis? Höhere Öffnungs- und Klickraten, bessere Conversion, weniger Aufwand.

Der perfekte Aufbau einer E-Mail: Struktur, Inhalt, Timing

Eine gute E-Mail ist wie ein Pitch: klar, relevant, fokussiert. Und sie hat eine Struktur, die funktioniert. Hier ist der Aufbau, der 2025 performt:

  1. Absendername: Vertrauenswürdig, wiedererkennbar, kein “noreply@”
  2. Betreffzeile: Max. 50 Zeichen, kein Clickbait, klarer Nutzen
  3. Preheader: Ergänzt den Betreff, schafft Kontext
  4. Headerbild (optional): Nur wenn es echten Mehrwert bietet
  5. Einleitung: Persönlich, relevant, direkt ins Thema
  6. Hauptinhalt: Kurze Absätze, klare Aussagen, Bullet Points
  7. Call-to-Action: Sichtbar, eindeutig, klickbar (kein “Mehr erfahren”)
  8. Footer: Impressum, Abmeldelink, Kontaktmöglichkeit

Timing ist ebenfalls entscheidend. Die besten Versandzeiten variieren je nach Zielgruppe, Branche und Inhalt. Teste verschiedene Zeitfenster (A/B-Tests!) und analysiere deine Öffnungs- und Klickraten. Faustregel: Dienstag bis Donnerstag, vormittags oder gegen Feierabend funktionieren oft gut – aber das ist keine Garantie.

Und vergiss nicht die Nachbereitung: Jede Kampagne muss ausgewertet werden. Welche Segmente haben am besten reagiert? Welche Inhalte performen? Welche Betreffzeilen bringen Klicks? Nur wer analysiert, kann optimieren.

Fazit: E-Mail-Marketing ist Technik, nicht Bauchgefühl

E-Mails erstellen kann jeder – aber funktionierende Kampagnen bauen nur die, die wissen, was sie tun. 2025 ist E-Mail-Marketing ein hochtechnischer, analytischer und datenbasierter Kanal. Wer ihn beherrscht, gewinnt. Wer ihn ignoriert, verliert Sichtbarkeit, Vertrauen und Umsatz.

Die Zeiten von “Newsletter raushauen” sind vorbei. Heute geht es um Zustellbarkeit, Segmentierung, Automatisierung und Analyse. Wer seine E-Mails nicht wie ein digitales Produkt behandelt – mit Testing, Monitoring und technischen Grundlagen – hat im Posteingang seiner Zielgruppe nichts verloren. Also: Hör auf, hübsche E-Mails zu basteln. Fang an, smarte Kampagnen zu planen. Willkommen in der Technikklasse des Marketings.

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