GetMyInvoices clever nutzen: Rechnungen automatisieren und sparen

Du liebst Excel, tippselst deine Belege noch manuell ab und denkst, Digitalisierung sei was für Start-ups mit zu viel Zeit? Dann wird’s jetzt leider bitter. Willkommen in der Realität des automatisierten Rechnungsmanagements. GetMyInvoices ist kein fancy Tool für Tech-Nerds – es ist die Abrissbirne für ineffiziente Buchhaltungsprozesse. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit GetMyInvoices nicht nur Nerven und Zeit, sondern auch ordentlich Geld sparst – ganz ohne Bullshit, dafür mit maximaler Automatisierung.

• Was GetMyInvoices ist – und warum es mehr als eine Rechnungs-App ist
• Wie du mit automatisierter Rechnungserfassung deine Prozesse skalierst
• Die wichtigsten Integrationen: DATEV, Lexoffice, sevDesk & Co.
• Warum OCR, APIAPI – Schnittstellen, Macht und Missverständnisse im Web API steht für „Application Programming Interface“, zu Deutsch: Programmierschnittstelle. Eine API ist das unsichtbare Rückgrat moderner Softwareentwicklung und Online-Marketing-Technologien. Sie ermöglicht es verschiedenen Programmen, Systemen oder Diensten, miteinander zu kommunizieren – und zwar kontrolliert, standardisiert und (im Idealfall) sicher. APIs sind das, was das Web zusammenhält, auch wenn kein Nutzer je eine... und Synchronisation keine Buzzwords sind, sondern Pflicht
• Wie du dein gesamtes Rechnungsmanagement mit wenigen Klicks automatisierst
• Welche Fehler du vermeiden musst, um kein digitales Chaos zu erzeugen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur optimalen Einrichtung von GetMyInvoices
• Welche Datenschutzfragen du wirklich stellen solltest (und die Antworten darauf)
• Ein ehrlicher Blick auf Vor- und Nachteile – ohne Marketing-Gefasel

Was ist GetMyInvoices? Automatisierung im Rechnungsmanagement als Gamechanger

GetMyInvoices ist ein cloudbasiertes Rechnungsmanagement-Tool, das sich nicht damit zufriedengibt, Belege zu archivieren. Es zieht sich automatisch Rechnungen aus über 10.000 Portalen, synchronisiert sie mit deiner Buchhaltungssoftware und automatisiert den gesamten Dokumentenfluss – von der Erfassung über die Freigabe bis zur Archivierung. Klingt nach Magie? Ist aber nur konsequent eingesetzte Automatisierung.

Das Tool ist besonders stark im Bereich der Rechnungserfassung. Es loggt sich automatisiert in Online-Portale ein (z. B. Amazon, Telekom, Google AdsGoogle Ads: Das Werkzeug für bezahlte Sichtbarkeit – und wie man es wirklich meistert Google Ads ist das Synonym für Suchmaschinenwerbung (SEA) – und der Platzhirsch, wenn es darum geht, gezielt Traffic, Leads oder Verkäufe zu kaufen. Von Textanzeigen in der Google-Suche über Display-Banner und Shopping-Kampagnen bis hin zu YouTube-Videoanzeigen: Google Ads ist das Schweizer Taschenmesser des Online-Marketings. Doch wer...), lädt Rechnungen herunter, extrahiert die relevanten Daten via OCR (Optical Character Recognition) und stellt sie strukturiert zur Verfügung. Kein manuelles Herumklicken mehr. Kein PDF-Download am Monatsende. Kein Chaos in der Buchhaltung.

Der Clou: GetMyInvoices denkt in Workflows, nicht in Ordnern. Du kannst Freigabeprozesse definieren, Dokumente automatisch weiterleiten, Zahlungsfristen überwachen und sogar deine Steuerberater-Software anbinden. Kurz: Du transformierst deine Buchhaltung vom Kostenzentrum zum automatisierten Datenstrom.

Und ja, das ist nicht nur für große Unternehmen interessant. Auch Freelancer, kleine Agenturen und Start-ups profitieren massiv – denn wer heute noch manuell Rechnungen sortiert, verschenkt schlichtweg Lebenszeit und Geld. Mit GetMyInvoices automatisierst du Prozesse, die du bisher mit Copy/Paste und schlechten Launen erledigt hast.

GetMyInvoices automatisiert deine Rechnungserfassung – so funktioniert es technisch

Der Motor von GetMyInvoices ist die automatisierte Belegerfassung. Das System arbeitet mit sogenannten Connectors – API-Schnittstellen oder Login-Makros, die sich in Webportale einloggen, Belege erkennen und herunterladen. Die Erkennungsrate liegt bei über 95 %, was bedeutet: Du musst kaum noch manuell nacharbeiten.

Nach dem Download werden die Belege durch eine OCR verarbeitet. Dabei werden die relevanten Informationen wie Rechnungsdatum, Betrag, Empfänger, Steuersatz und Zahlungsziel extrahiert. Die Erkennung erfolgt durch ein trainiertes Machine-Learning-Modell, das auf zehntausenden Dokumenten basiert. Das ist nicht “nice to have”, sondern der Kern einer strukturierten, digitalen Buchhaltung.

Das System bietet zudem eine regelbasierte Klassifikation: Du kannst definieren, wie bestimmte Dokumenttypen behandelt werden, welche Tags gesetzt werden oder in welche Ordner sie landen. Und ja – das funktioniert auch mit unterschiedlichen Sprachen, Währungen und steuerrechtlichen Anforderungen.

Die Synchronisation erfolgt über eigene APIs oder über Integrationen mit Tools wie Lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen online, FastBill, Debitoor und mehr. Du kannst die Belegweitergabe vollständig automatisieren – inklusive Zahlungsdaten, Buchungskonten und Belegbildern. Der Export erfolgt als PDF, XML, DATEV-Format oder individuell per APIAPI – Schnittstellen, Macht und Missverständnisse im Web API steht für „Application Programming Interface“, zu Deutsch: Programmierschnittstelle. Eine API ist das unsichtbare Rückgrat moderner Softwareentwicklung und Online-Marketing-Technologien. Sie ermöglicht es verschiedenen Programmen, Systemen oder Diensten, miteinander zu kommunizieren – und zwar kontrolliert, standardisiert und (im Idealfall) sicher. APIs sind das, was das Web zusammenhält, auch wenn kein Nutzer je eine... – je nach Set-up. So sieht echte Digitalisierung aus.

GetMyInvoices Integrationen: DATEV, Lexoffice, sevDesk & Co. richtig nutzen

Die größte Stärke von GetMyInvoices liegt nicht nur in der Datenerfassung, sondern in der nahtlosen Integration mit anderen Systemen. Wer seine Buchführung automatisieren will, muss Daten von A nach B bringen – ohne Medienbruch, ohne Umwege, ohne Copy-Paste-Hölle.

DATEV Unternehmen online ist eine der wichtigsten Plattformen im deutschen Rechnungswesen. GetMyInvoices bietet eine direkte Schnittstelle, über die sämtliche Belege automatisch hochgeladen werden – inklusive aller Metadaten. Steuerberater können die Daten direkt buchen, ohne Rückfragen, ohne manuelles Nacharbeiten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht dich endlich revisionssicher.

Auch Lexoffice, sevDesk, FastBill und andere Online-Buchhaltungstools lassen sich direkt anbinden. Die Synchronisation erfolgt entweder über native APIs oder über Exportformate, die automatisiert übermittelt werden. Du kannst definieren, welche Belege wohin gehen, welche Tags gesetzt werden und wie die Daten aufbereitet sind. Das Resultat: Ein System, das sich deinem WorkflowWorkflow: Effizienz, Automatisierung und das Ende der Zettelwirtschaft Ein Workflow ist mehr als nur ein schickes Buzzword für Prozess-Junkies und Management-Gurus. Er ist das strukturelle Skelett, das jeden wiederholbaren Arbeitsablauf in Firmen, Agenturen und sogar in Ein-Mann-Betrieben zusammenhält. Im digitalen Zeitalter bedeutet Workflow: systematisierte, teils automatisierte Abfolge von Aufgaben, Zuständigkeiten, Tools und Daten – mit dem einen Ziel: maximale Effizienz... anpasst – nicht umgekehrt.

Besonders spannend ist die Integration mit Cloud-Speichern wie Dropbox, Google Drive, OneDrive oder Evernote. Du kannst sämtliche Belege automatisch in strukturierte Ordner ablegen lassen, inklusive Dateinamen nach Muster. Ideal für Teams, externe Buchhalter oder revisionssichere Archivierung. Auch E-Mail-Postfächer lassen sich anbinden – GetMyInvoices scannt eingehende Mails, extrahiert Anhänge und verarbeitet diese wie Portalbelege. Das ist nicht Automatisierung, das ist Prozessintelligenz.

Schritt-für-Schritt: So richtest du GetMyInvoices optimal ein

Einmal eingerichtet, läuft GetMyInvoices fast von selbst. Aber der Teufel steckt wie immer im Detail. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein Setup, das nicht nur funktioniert, sondern skaliert:

1. Konto anlegen: Registriere dich bei GetMyInvoices und wähle den passenden Tarif. Die meisten Funktionen stehen bereits im Basisplan zur Verfügung.
2. Portale verbinden: Füge relevante Portale hinzu (Amazon, Telekom, Google AdsGoogle Ads: Das Werkzeug für bezahlte Sichtbarkeit – und wie man es wirklich meistert Google Ads ist das Synonym für Suchmaschinenwerbung (SEA) – und der Platzhirsch, wenn es darum geht, gezielt Traffic, Leads oder Verkäufe zu kaufen. Von Textanzeigen in der Google-Suche über Display-Banner und Shopping-Kampagnen bis hin zu YouTube-Videoanzeigen: Google Ads ist das Schweizer Taschenmesser des Online-Marketings. Doch wer... etc.). Nutze die automatische Suche oder füge manuell Login-Daten hinzu.
3. Belegerkennung konfigurieren: Aktiviere die OCR und definiere Regeln für die Datenextraktion. Teste die Erkennung mit mehreren Belegen.
4. Integrationen einrichten: Verbinde dein Buchhaltungssystem (z. B. DATEV, Lexoffice) über die APIAPI – Schnittstellen, Macht und Missverständnisse im Web API steht für „Application Programming Interface“, zu Deutsch: Programmierschnittstelle. Eine API ist das unsichtbare Rückgrat moderner Softwareentwicklung und Online-Marketing-Technologien. Sie ermöglicht es verschiedenen Programmen, Systemen oder Diensten, miteinander zu kommunizieren – und zwar kontrolliert, standardisiert und (im Idealfall) sicher. APIs sind das, was das Web zusammenhält, auch wenn kein Nutzer je eine... oder per Export. Richte Zielpfade, Tags und Synchronisationsregeln ein.
5. Workflows definieren: Lege Freigabeprozesse, Zahlungsüberwachungen und Archivierungsrichtlinien fest. Automatisiere die Weitergabe an Steuerberater oder Zahlungsverantwortliche.
6. Monitoring aktivieren: Nutze Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Downloads, neue Belege oder Fristüberschreitungen. So bleibt dein System zuverlässig im Betrieb.

Wichtig: Teste dein Setup mit echten Belegen. Achte auf Sonderfälle wie Gutschriften, ausländische Rechnungen oder PDF-Scans mit schlechter Qualität. GetMyInvoices ist gut – aber kein Hellseher. Du musst dem System beibringen, was du brauchst.

Datenschutz, Sicherheit und rechtliche Anforderungen – was du wissen musst

Automatisierung ist geil – aber nicht, wenn sie gegen das Gesetz verstößt. Wer mit sensiblen Rechnungsdaten arbeitet, muss DatenschutzDatenschutz: Die unterschätzte Macht über digitale Identitäten und Datenflüsse Datenschutz ist der Begriff, der im digitalen Zeitalter ständig beschworen, aber selten wirklich verstanden wird. Gemeint ist der Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch, Überwachung, Diebstahl und Manipulation – egal ob sie in der Cloud, auf Servern oder auf deinem Smartphone herumlungern. Datenschutz ist nicht bloß ein juristisches Feigenblatt für Unternehmen, sondern... ernst nehmen. GetMyInvoices hostet seine Server in Deutschland, erfüllt die Anforderungen der DSGVO und bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff. Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen – sowohl zwischen Portalen als auch bei der API-Kommunikation.

Die Archivierung erfolgt revisionssicher nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Das bedeutet: Deine Belege sind nicht nur digital, sondern auch finanzamtskonform gespeichert. Ein Audit? Kein Problem. Zugriff erfolgt auf Knopfdruck.

Wichtig ist, dass du deine internen Prozesse anpasst. Wer Rollen und Berechtigungen nicht sauber definiert, öffnet Tür und Tor für Chaos. GetMyInvoices bietet Benutzerrollen, Freigabe-Workflows und Protokollierung – nutze sie. Und setz dich mit deinem Datenschutzbeauftragten zusammen. Nur weil etwas automatisiert ist, heißt das nicht, dass es automatisch erlaubt ist.

Fazit: Rechnungen automatisieren mit GetMyInvoices – oder weiter hinterherlaufen

GetMyInvoices ist nicht das nächste hübsche Tool mit buntem DashboardDashboard: Die Kommandozentrale für Daten, KPIs und digitale Kontrolle Ein Dashboard ist weit mehr als ein hübsches Interface mit bunten Diagrammen – es ist das digitale Cockpit, das dir in Echtzeit den Puls deines Geschäfts, deiner Website oder deines Marketings zeigt. Dashboards visualisieren komplexe Datenströme aus unterschiedlichsten Quellen und machen sie sofort verständlich, steuerbar und nutzbar. Egal ob Webanalyse, Online-Marketing,.... Es ist ein radikal effizienter Automatisierungsmotor für das, was in Unternehmen am meisten Zeit frisst: Rechnungen suchen, runterladen, sortieren, verbuchen. Wer das 2024 noch manuell macht, spielt Rechnungs-Tetris auf Experte – aber ohne Pause-Button.

Mit einem sauberen Set-up sparst du Stunden pro Woche, reduzierst Fehler, machst deine Buchhaltung revisionssicher und gibst deinem Steuerberater endlich strukturierte DatenStrukturierte Daten: Das Power-Upgrade für SEO, Rich Snippets & Maschinenverständnis Strukturierte Daten sind der geheime Zaubertrank im SEO-Arsenal: Sie machen Inhalte maschinenlesbar und verhelfen Websites zu prominenteren Darstellungen in den Suchergebnissen – Stichwort Rich Snippets. Im Kern geht es darum, Informationen so zu kennzeichnen, dass Suchmaschinen wie Google, Bing oder Yandex exakt verstehen, worum es auf einer Seite geht. Keine... statt PDF-Müll. Das ist kein Overhead – das ist digitale Hygiene. Und wenn du glaubst, du hast keine Zeit für Automatisierung, dann hast du verdammt nochmal keine Zeit, ineffizient zu bleiben.