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Personalakten Aufbewahrung: Fristen clever managen und schützen

Tobias Hager
Nahaufnahme einer Visitenkarte, die auf einem weißen Toilettendeckel liegt – moderne Geschäftsfotografie

Personalakten Aufbewahrung: Fristen clever managen und schützen

Du denkst, Personalakten sind nur ein Haufen Papier in verstaubten Archiven oder PDFs in irgendeinem Cloud-Ordner? Falsch gedacht. Wer heute Personalakten nicht korrekt aufbewahrt, riskiert mehr als nur ein paar böse Blicke vom Datenschutzbeauftragten – es geht um Geld, Rechtssicherheit und deinen Ruf. Willkommen in der Welt der digitalen Personalakten, DSGVO-Fallen und Aufbewahrungsfristen, die nicht verhandelbar sind. In diesem Artikel zerlegen wir das Thema Aufbewahrung von Personalakten technisch, rechtlich und organisatorisch – komplett, ungeschönt und mit einem klaren Plan, wie du deine Risiken eliminierst.

Personalakten und Aufbewahrungspflichten: Was du wirklich wissen musst

Personalakten sind keine nostalgischen Relikte aus der Vor-Digital-Zeit. Sie sind der zentrale Speicherort für alle personenbezogenen Dokumente, die ein Arbeitsverhältnis betreffen – vom Bewerbungsschreiben über Arbeitsverträge bis zur Abmahnung. Und genau deshalb sind sie ein datenschutzrechtliches Pulverfass. Wenn du hier schlampst, hat das Konsequenzen. Juristische. Finanzielle. Und manchmal auch mediale.

Die Aufbewahrungspflichten für Personalakten sind nicht einheitlich geregelt. Sie ergeben sich aus einem wilden Mix aus Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB), dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und – natürlich – der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Klingt kompliziert? Ist es auch. Aber wer den Überblick verliert, verliert nicht nur Dokumente, sondern auch Prozesse, Vertrauen und Rechtssicherheit.

Grundsätzlich gilt: Nicht alles darf ewig aufgehoben werden. Es gibt gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen – und es gibt gesetzliche Löschpflichten. Was du behalten darfst, hängt davon ab, was du gespeichert hast und wofür. Und das ist kein Wunschkonzert, sondern gesetzlich geregelt. Wer hier pauschal alles „zur Sicherheit“ aufbewahrt, verstößt gegen die DSGVO. Und das kann teuer werden.

Auch die Art der Aufbewahrung spielt eine Rolle. Papierakten in staubigen Kellern sind heute genauso problematisch wie unverschlüsselte PDF-Ordner auf einem Netzlaufwerk. Wer Personalakten nicht revisionssicher, DSGVO-konform und technisch abgesichert archiviert, lebt gefährlich. Und nein, ein Passwort auf dem ZIP-File reicht nicht.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Die wichtigsten Regeln

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten hängen vom Dokumententyp ab. Es gibt keine einheitliche Frist für „die Personalakte“. Jede Information, jedes Dokument folgt eigenen Regeln. Hier die wichtigsten Fristen, die du kennen musst – und besser einhältst:

Die große Falle: Viele Unternehmen bewahren Unterlagen zu lange auf – aus Angst, etwas zu verlieren. Aber das ist genau das, was die DSGVO nicht will. Datenhaltung auf Vorrat ist kein Kavaliersdelikt, sondern ein Rechtsverstoß. Und der kann mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes geahndet werden.

Besonders kritisch: Bewerberdaten. Sie dürfen nach Abschluss des Auswahlverfahrens nur maximal sechs Monate – in Ausnahmefällen bis zu zwölf Monate – gespeichert werden, wenn keine ausdrückliche Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt. Alles darüber hinaus ist ein Datenschutzverstoß.

Wer schlau ist, arbeitet mit einem klaren Löschkonzept. Das ist nicht nur DSGVO-konform, sondern spart auch Speicherplatz, reduziert Risiken und schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und Bewerbenden.

Digitale Personalakten: Vorteile, Risiken und technische Anforderungen

Die gute Nachricht: Digitale Personalakten machen vieles einfacher. Die schlechte: Sie machen auch vieles gefährlicher, wenn du’s falsch machst. Denn digitale Archivierung braucht mehr als nur einen Scanner und einen Dropbox-Account. Sie braucht ein sicheres, strukturiertes, revisionssicheres System – mit klaren Berechtigungskonzepten, Audit-Trails und automatisierter Löschlogik.

Vorteile gibt es viele: Einheitliche Struktur, ortsunabhängiger Zugriff, einfaches Rechtemanagement, automatisierte Erinnerungen an Aufbewahrungsfristen. Aber nur, wenn du das technisch im Griff hast. Sonst wird deine digitale Personalakte zur Datenfalle mit vollem Risiko.

Folgende technische Anforderungen sind nicht verhandelbar:

Und bevor du fragst: Nein, ein SharePoint mit einem Ordner namens „HR“ erfüllt diese Anforderungen nicht. Auch nicht mit Passwort.

Datenschutzkonforme Archivierung: Was die DSGVO wirklich verlangt

Die DSGVO ist kein optionaler Leitfaden. Sie ist geltendes Recht. Und sie kennt keine Gnade, wenn es um personenbezogene Daten geht – und Personalakten sind davon so ziemlich das Paradebeispiel. Wer hier keine sauberen Prozesse etabliert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern den totalen Kontrollverlust über seine Daten.

Die DSGVO verlangt unter anderem:

Das bedeutet: Du brauchst ein dokumentiertes Löschkonzept, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, regelmäßige Datenschutz-Audits und idealerweise ein technisches System, das all das automatisiert unterstützt. Klingt aufwendig? Ist es auch. Aber ohne bist du im Blindflug – und das wird teuer.

Checkliste: In 8 Schritten zur rechtssicheren Aufbewahrung von Personalakten

  1. Dokumentenarten analysieren: Welche Dokumente liegen vor? Welche gesetzlichen Fristen gelten?
  2. Aufbewahrungsplan erstellen: Definiere für jede Dokumentenart eine konkrete Aufbewahrungs- und Löschfrist
  3. Archivierungssystem wählen: Setze auf ein revisionssicheres DMS mit DSGVO-Funktionen
  4. Zugriffsrechte definieren: Wer darf was sehen, bearbeiten oder löschen? Implementiere 2FA und Rollenmodelle
  5. Protokollierung aktivieren: Jeder Zugriff, jede Änderung muss lückenlos nachvollziehbar sein
  6. Backups einrichten: Redundante, automatisierte Backups mit Wiederherstellungskonzept
  7. Löschkonzept implementieren: Automatisierte Löschroutinen nach Fristablauf
  8. Schulung und Awareness: HR-Mitarbeiter müssen die rechtlichen und technischen Anforderungen kennen

Fazit: Aufbewahrung ist Pflicht – aber auch Chance

Die Aufbewahrung von Personalakten ist keine lästige Pflichtübung – sie ist ein zentrales Element deiner digitalen Compliance-Strategie. Wer hier sauber arbeitet, schützt nicht nur sich selbst vor Bußgeldern und Imageschäden, sondern schafft auch Vertrauen bei Mitarbeitenden, Bewerbern und Aufsichtsbehörden. Und er spart Geld – weil saubere Prozesse weniger Fehler, weniger Risiken und weniger Chaos bedeuten.

Also hör auf, PDF-Dokumente auf dem Desktop zu sammeln. Bau dir ein System, das funktioniert. Technisch. Rechtlich. Und organisatorisch. Denn wer Personalakten heute nicht professionell aufbewahrt, ist morgen der Fall für die nächste Datenschutz-Schlagzeile. Und das willst du nicht – garantiert.

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