Power BI Kosten: Was lohnt sich wirklich?

Power BI klingt wie das Schweizer Taschenmesser der Datenanalyse – und genau so wird es auch verkauft. Aber was kostet das Ganze wirklich? Und vor allem: Welche Lizenz lohnt sich für wen – und wann verbrennst du einfach nur Geld? In diesem Artikel bringen wir Licht ins dunkle Power-BI-Lizenzdickicht. Kein Bullshit. Keine PR-Floskeln. Nur harte Fakten, technischer Durchblick und eine klare Antwort auf die Frage: Was kostet Power BI – und was bringt’s dir?

• Unterschiede zwischen Power BI Free, Pro, Premium und Embedded
• Welche Power BI Lizenz für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen sinnvoll ist
• Die tatsächlichen Kosten pro User und Monat – inklusive versteckter Fallstricke
• Wann du statt Power BI lieber Excel oder Tableau einsetzen solltest
• Warum “günstig” bei Power BI oft bedeutet: “funktioniert nicht, wenn’s drauf ankommt”
• Wie du Power BI in bestehende BI-Architekturen integrierst – ohne Lizenzchaos
• Was Power BI Embedded wirklich kostet – und warum Entwickler oft draufzahlen
• Welche Alternativen es zu Power BI gibt – und wo sie besser (oder schlechter) sind
• Eine Schritt-für-Schritt-Empfehlung für die richtige Lizenzwahl

Power BI Lizenzen erklärt: Free, Pro, Premium und Embedded

Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn es nicht ein Lizenzmodell geben würde, das mehr Fragen aufwirft als Antworten liefert. Power BI macht da keine Ausnahme. Es gibt vier Hauptvarianten: Power BI Free, Power BI Pro, Power BI Premium und Power BI Embedded. Und wie immer steckt der Teufel im Detail – und in der Abrechnung.

Power BI Free ist – Überraschung – kostenlos. Klingt gut, ist aber in der Praxis so nützlich wie ein Fahrrad ohne Pedale. Du kannst Berichte erstellen, aber nicht teilen. Keine Kollaboration, kein Governance, kein Deployment. Für Einzelkämpfer als Spielwiese okay, aber für produktives Arbeiten unbrauchbar.

Power BI Pro kostet derzeit rund 10,40 Euro pro Benutzer und Monat (Stand 2024). Damit bekommst du Zugriff auf alle Kollaborationsfunktionen, kannst Dashboards teilen, in Teams arbeiten und in Power BI Service veröffentlichen. Das ist die Lizenz, mit der du im Mittelstands-Alltag operierst. Aber: Sobald du mehr als 500 Benutzer oder große Datenmengen brauchst, wird’s eng.

Power BI Premium ist der große Bruder – und kommt in zwei Varianten: Pro-Konten mit Premium-Kapazitäten (P SKU) oder Premium Per User (PPU). Letzteres kostet ca. 20,80 Euro/Monat pro User. P-SKUs starten bei rund 4.200 € pro Monat – also nichts für Hobbyanalysten. Dafür bekommst du dedizierte Ressourcen, bessere Performance, AI-Funktionen, Dataflows, Paginated Reports und mehr. Aber nur, wenn du bereit bist, tief in die Tasche zu greifen.

Power BI Embedded ist das Lizenzmodell für Entwickler, SaaS-Anbieter und Plattformbetreiber. Du zahlst je nach Node-Größe (A1 bis A6) und Rechenzeit. Klingt flexibel – ist aber tricky. Denn die Kosten skalieren nicht linear mit der Nutzung. Wer hier falsch kalkuliert, zahlt schnell das Doppelte von dem, was er müsste.

Power BI Pro vs. Premium: Wann lohnt sich der Umstieg wirklich?

Die Gretchenfrage: Reicht Power BI Pro – oder brauchst du Premium? Spoiler: Die meisten SMBs (Small and Medium Businesses) kommen mit Pro klar. Aber sobald du auf Unternehmensniveau spielst, wirst du mit Pro schnell an die Wand fahren. Warum? Wegen Kapazitäten, Governance und Performance.

Mit Power BI Pro kannst du Reports veröffentlichen, in Arbeitsbereichen arbeiten und mit anderen Pro-Usern zusammenarbeiten. Klingt gut, hat aber ein Limit: Alle Beteiligten müssen ebenfalls Pro-Lizenzen haben. Kein Pro – kein Zugriff.

Premium bringt dir dedizierte Kapazitäten. Das heißt: Deine Reports werden nicht mehr mit dem Rest der Welt auf Microsofts Shared Capacity gehostet, sondern auf deiner eigenen Power BI Engine. Mehr Power, mehr Kontrolle, mehr Verlässlichkeit – vor allem bei größeren Datenmodellen oder hoher Nutzeranzahl ein Muss.

Premium Per User (PPU) ist ein Zwischending: Du bekommst viele Premium-Features (wie AI, Paginated Reports, Deployment Pipelines), ohne gleich 4.000 €+ im Monat zu zahlen. Aber auch hier gilt: Alle User, die auf Premium-Inhalte zugreifen sollen, brauchen ebenfalls eine PPU-Lizenz.

Wenn du 100 Nutzer hast, bist du mit 100 PPU-Lizenzen bei 2.080 € im Monat. Ab 200 Nutzern wird die P-SKU günstiger – zumindest theoretisch. Denn dann kommen Infrastrukturkosten, Support und Betrieb dazu. Willkommen im Lizenzdschungel.

Power BI Embedded: Gut gemeint, oft teuer erkauft

Power BI Embedded ist Microsofts Lösung für alle, die Power BI Berichte in eine eigene App oder ein Portal integrieren wollen. Klingt smart – ist es auch. Aber es hat seinen Preis. Und der ist nicht linear, nicht transparent und nicht trivial zu kalkulieren.

Abgerechnet wird nach Kapazitäten: A1 bis A6. A1 beginnt bei rund 0,85 € pro Stunde. Klingt wenig? Rechne mal hoch: 24/7-Betrieb auf A1 = ca. 620 € im Monat. Und A1 ist die absolute Minimalvariante – mit limitierten Query-Kapazitäten, langsamer Performance und ohne SLA.

Für produktive Szenarien brauchst du mindestens A2 oder A3 – und landest schnell bei 1.300 € bis 2.600 € pro Monat. Addiere dazu Entwicklungszeit, API-Kosten, Azure-Services und Monitoring – und du hast ein BI-Projekt, das klein angefangen hat und groß blutet.

Embedded lohnt sich, wenn du Power BI als White-Label-Lösung in deine eigene Plattform integrieren willst – z. B. als SaaS-Anbieter. Aber wenn du nur ein internes DashboardDashboard: Die Kommandozentrale für Daten, KPIs und digitale Kontrolle Ein Dashboard ist weit mehr als ein hübsches Interface mit bunten Diagrammen – es ist das digitale Cockpit, das dir in Echtzeit den Puls deines Geschäfts, deiner Website oder deines Marketings zeigt. Dashboards visualisieren komplexe Datenströme aus unterschiedlichsten Quellen und machen sie sofort verständlich, steuerbar und nutzbar. Egal ob Webanalyse, Online-Marketing,... brauchst, ist Embedded völliger Overkill.

Wichtig: Embedded erfordert Azure Abrechnung, ein separates Setup und gutes Engineering. Ohne Dev-Team bist du hier falsch. Und ohne saubere Cost-Control wird das Ganze schnell zur Cash-Cow – aber für Microsoft, nicht für dich.

Versteckte Kosten und Limitierungen: Hier wird’s kritisch

Power BI ist nicht teuer – sagt Microsoft. Und auf den ersten Blick stimmt das. Aber wie bei jedem Enterprise-Tool liegen die Kosten nicht nur im Preisschild, sondern im Betrieb. Und genau hier lauern die unangenehmen Überraschungen.

Beispiel Datenquellen: Viele Unternehmen nutzen On-Premises-Datenquellen wie SQL Server oder lokale Excel-Dateien. Um diese mit Power BI Service zu verbinden, brauchst du ein Gateway. Das ist kostenlos – aber der Betrieb nicht. Gateway-High-Availability? Kostet. Monitoring? Kostet. Wartung? Kostet Zeit – und damit Geld.

Beispiel Datenmengen: Power BI Pro limitiert Reports auf 1 GB pro Dataset und 8 Refreshes pro Tag. Premium erhöht das Limit auf 400 GB und 48 Refreshes. Klingt gut – aber wenn du große Datenmengen hast, musst du auch Power Query, DAX und Dataflows effizient beherrschen, sonst explodieren deine Ladezeiten.

Beispiel User Management: Du brauchst Azure AD, Gruppenverwaltung, Rollenmodelle. Wer das nicht sauber aufsetzt, hat schnell Wildwuchs – mit dutzenden Reports, unklaren Datenquellen und Compliance-Risiken. Und das rächt sich spätestens bei einem Audit.

Beispiel Support: Microsofts Standard-Support ist langsam, generisch und nicht wirklich hilfreich. Für ernsthaften Business-Einsatz brauchst du Premier Support oder einen zertifizierten Partner. Und der kostet – oft mehr als die Lizenzen selbst.

Welche Lizenz ist die richtige? Eine pragmatische Entscheidungshilfe

Du willst wissen, welche Power BI Lizenz zu dir passt? Hier ist eine einfache, pragmatische Entscheidungshilfe. Kein Bullshit, keine Buzzwords – nur Klartext:

• Einzelkämpfer, Self-Service, Testballon: Power BI Free reicht – solange du nichts teilen musst.
• Kleine Teams & Standard-Reporting: Power BI Pro für alle Beteiligten. Günstig, funktional, solide.
• Unternehmen mit vielen Nutzern, großen Datenmodellen: Power BI Premium (PPU oder P-SKU) – je nach Nutzerzahl.
• SaaS-Anbieter, Plattformbetreiber: Power BI Embedded – aber nur mit Engineering-Know-how und Cost-Monitoring.

Wenn du nicht sicher bist, fang mit Pro an. Du kannst später upgraden – aber der Rückweg ist komplizierter. Und nein, eine PPU-Lizenz bringt dir nichts, wenn dein ganzes Team auf Pro sitzt. Premium-Funktionen sind nur sichtbar, wenn alle die gleiche Lizenz haben.

Fazit: Power BI Kosten im Griff – oder rausgeschmissenes Geld

Power BI ist mächtig – aber nur, wenn du Lizenzwahl, Infrastruktur und Governance im Griff hast. Wer blind auf “Free” oder “Pro” setzt, ohne die Limitierungen zu verstehen, baut sich ein BI-Gebilde, das bei der ersten Skalierung implodiert. Und wer Premium bucht, ohne den Bedarf zu prüfen, verbrennt monatlich tausende Euro für Features, die nie genutzt werden.

Die Wahrheit: Power BI ist weder billig noch teuer – es ist so effizient, wie du es einsetzt. Und genau da liegt der Unterschied zwischen BI-Chaos und echter Datenstrategie. Wenn du deine Lizenzen strategisch planst, deine Infrastruktur sauber aufsetzt und deine User schulst, ist Power BI jeden Cent wert. Wenn nicht, ist es nur ein weiteres Tool im Lizenzfriedhof deines Unternehmens.