ZUGFeRD-Rechnung erstellen kostenlos: Profi-Tipps kompakt

Du willst eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, kostenlos natürlich, und fragst dich, warum du dafür entweder kryptische XML-Dateien, veraltete Word-Vorlagen oder teure Tools brauchst? Willkommen im digitalen Bürokratie-Dschungel der deutschen Wirtschaft. Aber keine Panik – wir zeigen dir, wie du ZUGFeRD clever, sauber und völlig gratis nutzen kannst. Ohne Bullshit. Ohne Abofalle. Nur harte Fakten, nerdige Tools – und ein paar harte Wahrheiten über den Stand der Digitalisierung in deinem Rechnungswesen.

• Was ZUGFeRD ist und warum es für elektronische Rechnungen in Deutschland (fast) Pflicht ist
• Die Unterschiede zwischen ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung – und warum das wichtig ist
• Wie du kostenlos eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen kannst – Schritt für Schritt
• Welche Tools du dafür brauchst – Open Source, Online-Editoren oder versteckte PDF-Funktionen
• Warum viele Anbieter “kostenlos” sagen – und dich dann in die Abofalle ziehen
• Technische Grundlagen: PDF/A-3, XML-Anhang, Konformitätslevel
• Wie du die erzeugte ZUGFeRD-Rechnung validierst, bevor du sie rausschickst
• Wann du lieber auf professionelle Lösungen umsteigen solltest – und warum das sogar günstiger sein kann

ZUGFeRD kostenlos erstellen: Was steckt technisch dahinter?

Bevor wir dir zeigen, wie du kostenlos eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen kannst, müssen wir kurz über Technik sprechen. Denn ZUGFeRD ist kein PDF mit schickem Layout – es ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten, eingebettet als Anhang in genau dieses PDF. Klingt nerdig? Ist es auch. Aber es ist eben auch der Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es basiert technisch auf PDF/A-3 (ein ISO-standardisiertes Langzeitarchivierungsformat) und einer eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten im UN/CEFACT Cross Industry Invoice Format enthält. Diese XML-Datei ist der eigentliche Star – sie enthält alle Informationen, die ein ERP-System braucht, um die Rechnung automatisch weiterzuverarbeiten.

Wichtig: ZUGFeRD ist nicht gleich XRechnung. Während XRechnung ein Muss für den öffentlichen Sektor ist, ist ZUGFeRD ein branchenübergreifender Hybridstandard, der auch für kleine Unternehmen praktikabel ist. Seit Version 2.1.1 ist ZUGFeRD sogar vollständig konform mit der europäischen Norm EN 16931 – was es EU-weit einsetzbar macht.

Wenn du also “ZUGFeRD-Rechnung erstellen kostenlos” googelst, suchst du nicht nach einem simplen PDF-Editor, sondern nach einem Tool, das dir ein PDF/A-3 mit eingebetteter, normkonformer XML-Datei erzeugt. Und genau da wird’s spannend – vor allem, wenn du nicht zahlen willst.

Die Anforderungen an eine gültige ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist kein Design-Spielplatz. Sie muss strenge technische Anforderungen erfüllen, um als rechtskonform zu gelten – sowohl steuerlich als auch technisch. Wer glaubt, dass ein schön gestaltetes PDF reicht, wird beim nächsten Betriebsprüfer blass. Hier sind die Mindestanforderungen an eine “echte” ZUGFeRD-Rechnung:

• PDF/A-3-Format: Das Basisdokument muss als PDF/A-3 gespeichert sein – nicht A-1, nicht A-2. Nur A-3 erlaubt eingebettete Dateien.
• Eingebettete XML-Datei: Die strukturierte Rechnung muss als „invoice.xml“ im PDF eingebettet sein.
• Konformitätslevel: ZUGFeRD kennt verschiedene Profile – von BASIC über COMFORT bis EXTENDED. Für den Normalgebrauch reicht BASIC oder COMFORT.
• Metadaten im PDF: Die PDF-Datei muss sogenannte ZUGFeRD-Metadaten enthalten (z. B. als XMP), die auf die eingebettete XML verweisen.
• Validierbarkeit: Die XML muss der EN 16931 entsprechen und durch Tools wie den ZUGFeRD Validator oder Mustang+ geprüft werden können.

Wenn eines dieser Kriterien fehlt oder falsch umgesetzt ist, ist deine Rechnung technisch gesehen keine ZUGFeRD-Rechnung – auch wenn sie schön aussieht. Das führt zu Problemen bei der automatischen Verarbeitung durch den Empfänger, und im schlimmsten Fall zur Rückweisung oder steuerlichen Ungültigkeit.

Kostenlose Tools zur ZUGFeRD-Rechnungserstellung – die wirklich funktionieren

Hier wird’s spannend. Denn viele Tools behaupten, sie seien “kostenlos” – bis du auf “Download” klickst oder die erste Rechnung speichern willst. Dann poppt ein Bezahlfenster auf, oder du wirst in einen “Free Trial” mit automatischer Verlängerung gedrängt. Hier sind die Tools, die wirklich kostenlos funktionieren – entweder Open Source oder mit echten Free-Tiers.

• ZUV (ZUGFeRD Utility Viewer): Ein Open-Source-Tool von Mustangproject. Ermöglicht das Einbetten von XML-Dateien in ein PDF/A-3-Dokument. CLI-basiert, also nichts für Klick-Fetischisten.
• Mustangproject: Das Referenzprojekt für ZUGFeRD. In Java geschrieben, erlaubt es das Erstellen komplett konformer Rechnungen inklusive XML-Erzeugung und PDF-Export. Ideal für Entwickler oder Tech-affine Buchhalter.
• PDF-Editoren mit ZUGFeRD-Support: Manche PDF-Tools wie PDF24 Creator bieten eingeschränkte Unterstützung für PDF/A-3 und Dateianhänge – aber keine echte XML-Erstellung. Für reine Anzeigezwecke okay, aber nicht zur Generierung.
• Online-Tools wie Invoice Generator + XML-Upload: Einige Webdienste bieten die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen und eine XML hochzuladen, die dann eingebettet wird. Aber Achtung: DatenschutzDatenschutz: Die unterschätzte Macht über digitale Identitäten und Datenflüsse Datenschutz ist der Begriff, der im digitalen Zeitalter ständig beschworen, aber selten wirklich verstanden wird. Gemeint ist der Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch, Überwachung, Diebstahl und Manipulation – egal ob sie in der Cloud, auf Servern oder auf deinem Smartphone herumlungern. Datenschutz ist nicht bloß ein juristisches Feigenblatt für Unternehmen, sondern..., Serverstandort und Exportoptionen genau prüfen.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt’s leider nicht – du wirst entweder mit technischer Komplexität (Open Source) oder mit Einschränkungen (Online-Dienste) leben müssen. Aber: Für Einzelrechnungen oder Testszenarien reicht das völlig.

Schritt für Schritt: So erstellst du eine kostenlose ZUGFeRD-Rechnung

Du willst endlich loslegen? Hier kommt der No-Bullshit-Workflow, wie du heute noch eine gültige ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erzeugst – ohne Abo, ohne teure Software, ohne Excel-Missbrauch.

1. XML-Vorlage erstellen: Nutze das Mustangproject oder ein Online-Tool, um eine gültige XML-Datei im ZUGFeRD-Format zu erzeugen. Achte auf Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Leistungsdatum, USt-ID, etc.
2. PDF-Rechnung gestalten: Erstelle ein normales PDF deiner Rechnung mit Word oder LaTeX. Wichtig: Es muss später in PDF/A-3 konvertierbar sein.
3. PDF/A-3 konvertieren: Nutze ein Tool wie VeraPDF oder LibreOffice (mit Erweiterungen), um dein PDF in das PDF/A-3-Format zu bringen.
4. XML einbetten: Verwende ZUV oder Mustangproject, um die XML-Datei als Anhang in das PDF einzubetten. Achte darauf, dass die Datei korrekt benannt ist („zugferd-invoice.xml“) und im PDF referenziert wird.
5. Validieren: Nutze den ZUGFeRD Validator (z. B. von FeRD oder Mustang) um sicherzustellen, dass deine Datei technisch und inhaltlich korrekt ist.

Und voilà: Deine kostenlose, technisch saubere ZUGFeRD-Rechnung ist fertig. Sie kann automatisiert verarbeitet werden, ist revisionssicher und erfüllt die Anforderungen der GoBD. Kein Hexenwerk – nur ein bisschen technisches Know-how.

Typische Fehlerquellen bei der kostenlosen ZUGFeRD-Erstellung

Wer kostenlos arbeitet, darf sich keine Fehler leisten – denn Support gibt’s dann meist auch keinen. Hier sind die häufigsten Fehler, die wir bei “kostenlosen” ZUGFeRD-Projekten sehen:

• Falsches PDF-Format: PDF/A-1 oder A-2 werden häufig versehentlich verwendet. Nur A-3 erlaubt Dateianhänge.
• Fehlende Metadaten: Viele Tools vergessen die XMP-Metadaten, die auf die XML-Datei verweisen. Das macht die Rechnung formal ungültig.
• Ungültige XML-Struktur: Selbst kleine Tippfehler können dazu führen, dass die XML nicht validierbar ist. Nutze einen XML-Validator, bevor du sie einbettest.
• Fehlende Pflichtfelder: USt-ID, Rechnungsnummer, Währung, Positionen – wenn hier etwas fehlt, ist die Rechnung unbrauchbar.
• Zeitstempel und Versionsnummern: Viele vergessen, das richtige ZUGFeRD-Profil (z. B. 2.1.1 COMFORT) anzugeben – was zu Kompatibilitätsproblemen führt.

Wer diese Fehler kennt und vermeidet, hat auch mit kostenlosen Tools eine valide Lösung in der Hand. Und wenn du dich fragst, warum das alles so kompliziert ist: Willkommen im deutschen E-Rechnungswesen. Automatisierung ja, aber bitte mit 27 Normen und 42 XML-Schemata.

Fazit: ZUGFeRD kostenlos erstellen – möglich, aber nicht trivial

Ja, du kannst eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen. Und ja, sie kann dabei sogar technisch korrekt und rechtskonform sein. Aber: Du brauchst technisches Verständnis, Disziplin bei der Validierung und ein paar Tools, die nicht gerade in der Windows-Taskleiste wohnen. Die kostenlose Erstellung lohnt sich vor allem für Einzelanwender, Freelancer oder kleine Unternehmen mit überschaubarem Rechnungsausstoß.

Wenn du regelmäßig Rechnungen verschickst, lohnt sich der Blick auf professionelle Tools – nicht wegen der Features, sondern wegen der Zeitersparnis und Fehlervermeidung. Denn “kostenlos” ist nicht gleich “wirtschaftlich”. Die gute Nachricht: Du hast jetzt das Wissen, um beides zu beurteilen. Und das ist mehr wert als jede XML-Datei.