ZUGFeRD Rechnung erstellen kostenlos: Einfach, schnell, professionell

Du willst kostenlos eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, hast aber weder Bock auf Software-Kauf noch Zeit für Bürokratie-Bullshit? Willkommen in der Welt der digitalen Rechnungsstellung 2024 – wo PDF allein nicht mehr reicht, und Excel-Tabellen genauso retro sind wie Faxgeräte. In diesem Artikel erfährst du, wie du ZUGFeRD-Rechnungen rechtssicher, kostenlos und ohne Schmerzen erstellst – inklusive Tools, Formate, rechtlicher Rahmenbedingungen und einem schonungslos ehrlichen Blick auf die Fallstricke der elektronischen Rechnung.

• Was ZUGFeRD ist – und warum du es 2024 brauchst, ob du willst oder nicht
• Warum ZUGFeRD die Brücke zwischen Mensch und Maschine schlägt
• Wie du eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen kannst – ganz ohne teure Software
• Welche Tools wirklich funktionieren – und welche nur Zeit kosten
• Die rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format
• Unterschiede zwischen ZUGFeRD 2.1.1, XRechnung und EDI – und warum du sie kennen musst
• Wie du PDF/A-3, XML und Metadaten richtig kombinierst
• Warum viele Unternehmer ZUGFeRD falsch anwenden – und was das kostet
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer kostenlosen ZUGFeRD-Rechnung
• Fazit: Warum du dir mit ZUGFeRD jede Menge Papierkrieg, Portokosten und Nerven sparst

ZUGFeRD erklärt: Das elektronische Rechnungsformat für Profis und Maschinen

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Klingt trocken, ist aber in Wirklichkeit ein ziemlich smarter Standard für elektronische Rechnungen. Ziel? Die Brücke schlagen zwischen maschinenlesbarer XML-Struktur und menschenlesbarem PDF. Anders gesagt: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, das eine eingebettete XML-Datei enthält – also das Beste aus beiden Welten.

Warum das wichtig ist? Weil immer mehr Unternehmen – und vor allem der Staat – auf strukturierte, automatisierbare Rechnungen setzen. Wer heute noch mit simplen PDFs unterwegs ist, fliegt bei vielen öffentlichen Ausschreibungen direkt raus. ZUGFeRD ist kompatibel mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung und deckt damit die Anforderungen der öffentlichen Hand vollständig ab.

Technisch gesehen besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem PDF/A-3-Container, in dem die XML-Rechnung als Anhang eingebettet ist. Die XML-Datei folgt dabei einer klar definierten Struktur, die auf dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) basiert. Das bedeutet: Jeder einzelne Rechnungsbestandteil – von der Rechnungsnummer bis zum Mehrwertsteuersatz – ist maschinenlesbar und standardisiert.

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1.1 entspricht dem EN 16931 Standard und ist damit vollständig kompatibel zur XRechnung – dem offiziellen Rechnungsformat für deutsche Behörden. Sprich: Wenn du ZUGFeRD richtig nutzt, kannst du sowohl mit Unternehmen als auch mit Behörden problemlos abrechnen.

Warum ZUGFeRD-Rechnungen 2024 Pflichtprogramm sind – und Excel keine Option mehr ist

Die Zeit, in der du deine Rechnung in Word gebastelt, als PDF gespeichert und per Mail verschickt hast, ist vorbei. Zumindest, wenn du ernsthaft am Markt teilnehmen willst. Warum? Weil öffentliche Auftraggeber seit November 2020 verpflichtet sind, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu akzeptieren – und klassische PDFs eben nicht mehr ausreichen. Das Format der Wahl: XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1.

Wer sich jetzt denkt „Ich arbeite nur mit privaten Kunden“ – Glückwunsch. Noch. Denn auch Unternehmen setzen zunehmend auf automatisierte Buchhaltungsprozesse. Und da ist eine ZUGFeRD-Rechnung Gold wert: Sie kann direkt in ERP-Systeme wie SAP, Datev oder Lexware eingelesen werden – ganz ohne händisches Abtippen oder Copy-Paste-Orgie.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Schnellere Verarbeitung, weniger Fehler, geringere Kosten. Und das nicht nur für deinen Kunden, sondern auch für dich. Denn spätestens, wenn du 50 Rechnungen pro Monat schreibst, willst du nicht mehr kontrollieren, ob die IBAN richtig ist oder ob du das richtige Umsatzsteuerfeld getroffen hast.

Zudem bietet ZUGFeRD verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen: BASIC für einfache Rechnungen, COMFORT für detailliertere Informationen und EXTENDED für komplexe Geschäftsfälle. Damit ist das Format skalierbar und passt sich deinem Geschäftsmodell an – nicht umgekehrt.

So erstellst du eine ZUGFeRD Rechnung kostenlos – ganz ohne Abo-Falle

Klar, du kannst dir eine teure Buchhaltungssoftware kaufen, die ZUGFeRD automatisch ausspuckt. Aber warum solltest du, wenn es auch kostenlos geht? Die gute Nachricht: Es gibt eine Reihe von Tools, mit denen du komplett kostenlos ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen kannst – und zwar ohne, dass du Informatiker oder Steuerberater sein musst.

Hier sind ein paar der zuverlässigsten kostenlosen Tools:

• Mustangproject: Open-Source-Java-Bibliothek zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Ideal für Entwickler und Tech-affine Nutzer.
• ZUGFeRD-Community-Generator: Kostenloses Tool auf Basis von Mustangproject zur manuellen Erstellung von Rechnungen über ein Webinterface.
• Invoice Generator von Factur-X: Französisches Pendant zu ZUGFeRD, technisch kompatibel – funktioniert auch für deutsche Rechnungen.
• LibreOffice + PDF/A-Export + XML-Anhang: Wer basteln will, kann auch mit LibreOffice und einem PDF/A-Konverter manuell eine ZUGFeRD-konforme Rechnung bauen. Aufwand: Hoch. Nerd-Faktor: Ebenfalls hoch.

Wichtig: Die ZUGFeRD-Rechnung muss zwingend als PDF/A-3 gespeichert werden und das XML-Dokument muss korrekt eingebettet sein. Das ist kein „Nice to have“, sondern Voraussetzung für rechtliche Konformität. Tools wie VeraPDF helfen dir, die PDF/A-Konformität im Nachgang zu prüfen.

Und wenn du dir jetzt denkst „Klingt alles gut, aber wie zum Teufel funktioniert das konkret?“ – keine Sorge. Lies weiter. Gleich kommt die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt-für-Schritt: So erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung in unter 10 Minuten

Du willst nicht lesen, du willst machen? Dann hier die pragmatische Anleitung zum Glück. So erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos und konform – ohne Softwarekauf, ohne Abo, ohne Excel-Akrobatik.

1. Tool auswählen
   Nutze z.B. den ZUGFeRD-Community-Generator oder Mustangproject. Beide sind kostenlos und erzeugen valide Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
2. Rechnungsdaten eingeben
   Trage Absenderdaten, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze etc. ein. Achte auf formale Korrektheit.
3. Profil wählen
   BASIC reicht für einfache Rechnungen, COMFORT für detailliertere. EXTENDED brauchst du nur, wenn du mit komplexen Geschäftsvorfällen arbeitest.
4. XML generieren
   Das Tool erstellt automatisch das XML-Dokument im ZUGFeRD-Format. Bei Mustangproject kannst du es zusätzlich anpassen oder direkt in Java integrieren.
5. PDF erstellen und XML einbetten
   Nutze einen PDF/A-3-konformen Editor (z.B. PDF-XChange Editor) oder Tools wie VeraPDF, um das XML in die PDF-Datei einzubetten.
6. Validieren
   Prüfe mit VeraPDF oder dem ZUGFeRD Validation Tool, ob deine Datei wirklich ZUGFeRD-konform ist. Keine Fehler? Fertig.

Und ja – das Ganze dauert beim ersten Mal vielleicht 15 Minuten. Aber beim zweiten Mal nur noch fünf. Und irgendwann macht’s dein Tool automatisch.

Rechtliche Anforderungen: ZUGFeRD ja – aber bitte richtig

Nur weil du eine XML-Datei in ein PDF klebst, ist das Ding noch lange keine gültige Rechnung. ZUGFeRD muss auch rechtlich korrekt eingesetzt werden – sonst ist die Rechnung im Zweifel nicht anerkannt. Und das kann dich Umsatz kosten.

Was musst du beachten?

• §14 UStG: Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten – Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag, Steuerbetrag.
• GoBD-Konformität: Die Rechnung muss revisionssicher archiviert werden. Das heißt unveränderbar, nachvollziehbar, maschinenlesbar. ZUGFeRD erfüllt das, wenn korrekt erstellt.
• PDF/A-3 Standard: Nur dieser PDF-Standard erlaubt das Einbetten von XML-Dateien. Und nur damit ist die Kombination aus visuellem und maschinellem Dokument rechtssicher.
• Signatur? Bei elektronischen Rechnungen ist keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich – solange der Empfänger zustimmt. Aber: Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, z.B. durch die Annahme der Rechnung.

Im Zweifel: Frag deinen Steuerberater. Oder lies das BMF-Schreiben vom 6. November 2020 zur elektronischen Rechnungspflicht bei öffentlichen Auftraggebern – es ist weniger schlimm, als es klingt.

Fazit: ZUGFeRD ist kein Zukunftsprojekt – es ist Jetztzeit

Wer 2024 noch Rechnungen per Word, Excel oder schlechter PDF-Bastelei verschickt, hat entweder zu viel Zeit oder zu wenig Ahnung. ZUGFeRD ist der Standard, der dir Zeit, Geld und Nerven spart – und dabei auch noch rechtlich auf der sicheren Seite ist. Und das Beste: Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen, ohne dich in Schulden oder Abo-Modelle zu stürzen.

Ob du Freelancer bist, kleines Unternehmen oder Konzern – strukturierte Rechnungen sind der Schlüssel zur Automatisierung deiner Buchhaltung. Und damit zur Skalierung. Also hör auf zu copy-pasten und fang an, deine Rechnungen wie ein Profi zu erstellen. Willkommen im 21. Jahrhundert. Willkommen bei ZUGFeRD.