Excel zählen wenn: Clevere Formeln für smarte Analysen

Wenn du immer noch Excel-Listen manuell durchscrollst, um rauszufinden, wie oft “ja” oder “123” irgendwo vorkommt, dann brauchst du diesen Artikel dringender als ein Controller sein VLOOKUP. Willkommen in der Welt von ZÄHLENWENN, ZÄHLENWENNS, SUMMEWENN und all den anderen Zauberformeln, die Excel zur mächtigsten Analysewaffe im Büro machen – vorausgesetzt, du weißt, wie man sie richtig einsetzt. Und nein, das hat nichts mit Klickibunti-Pivot-Spielereien zu tun. Das hier ist Handwerk. Hardcore-Excel. Und du wirst nie wieder ohne zählen wollen.

• Was ZÄHLENWENN und ZÄHLENWENNS wirklich leisten – und wann du welche Funktion brauchst
• Die Syntax, Parameter und typischen Fehlerquellen dieser Funktionen
• Wie du Bedingungen clever kombinierst, inklusive logischer Operatoren
• Unterschiede zwischen Text-, Zahlen- und Datumswerten bei der Auswertung
• Wie du mit Platzhaltern (*, ?) komplexe Abfragen baust
• Warum du oft besser mit SUMMEWENN fährst – und wann nicht
• Spezialfälle: Leere Zellen, Fehlerwerte, Groß-/Kleinschreibung
• Alternativen mit FILTER, LET und dynamischen Arrays
• Praxisbeispiele aus MarketingMarketing: Das Spiel mit Bedürfnissen, Aufmerksamkeit und Profit Marketing ist weit mehr als bunte Bilder, Social-Media-Posts und nervige Werbespots. Marketing ist die strategische Kunst, Bedürfnisse zu erkennen, sie gezielt zu wecken – und aus Aufmerksamkeit Profit zu schlagen. Es ist der Motor, der Unternehmen antreibt, Marken formt und Kundenverhalten manipuliert, ob subtil oder mit der Brechstange. Dieser Artikel entlarvt das..., Vertrieb, Controlling und WebanalyseWebanalyse: Die Kunst, Nutzerverhalten in Zahlen zu zerlegen Webanalyse ist das Rückgrat datengetriebener Online-Strategien. Sie beschreibt sämtliche Methoden, Tools und Prozesse, um das Verhalten und die Interaktionen von Nutzern auf Websites, Apps oder digitalen Plattformen systematisch zu erfassen, zu messen, zu analysieren und auszuwerten. Egal ob Conversion Rate, Verweildauer, Absprungrate oder Funnel-Analysen: Wer Webanalyse versteht, kontrolliert die Performance seines digitalen...
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur perfekten Excel-Zähllogik

Excel zählen wenn: Die Funktion, die alles zählt – außer deine Ausreden

Die Funktion ZÄHLENWENN ist der stille Held im Excel-Universum. Sie zählt Zellen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen – und macht damit genau das, was jeder vernünftige Mensch erwartet, wenn er “Wie oft kommt X vor?” fragt. Klingt simpel? Ist es auch – bis du versuchst, mehrere Kriterien zu kombinieren, mit Texten UND Zahlen zu arbeiten oder willst, dass Excel dir nur “nicht gleich” zählt. Dann zeigt sich, wie mächtig diese Funktion wirklich ist.

Die Grundsyntax ist:

=ZÄHLENWENN(Bereich; Kriterium)

Ein banales Beispiel: Du willst wissen, wie oft in Spalte A der Wert “ja” vorkommt:

=ZÄHLENWENN(A:A; "ja")

Excel zählt dann einfach alle Zellen, die genau “ja” enthalten. Aber wehe dir, wenn du denkst, du kannst hier einfach wild mit Bedingungen jonglieren. Dann brauchst du ZÄHLENWENNS – die Mehrzahl, quasi das Maschinengewehr unter den Zählfunktionen. Damit kannst du mehrere Bedingungen gleichzeitig abfeuern:

=ZÄHLENWENNS(A:A; "ja"; B:B; ">100")

Das zählt alle Zeilen, in denen in Spalte A “ja” steht UND in Spalte B ein Wert größer als 100. Und hier beginnt der Spaß. Denn ab jetzt kannst du mit Operatoren, Platzhaltern und sogar regulären Ausdrucks-ähnlicher Logik hantieren – und Excel wird dir alles zählen, was du willst. Außer deine Fehler. Die musst du selbst kontrollieren.

ZÄHLENWENN vs. ZÄHLENWENNS: Wann du was brauchst

Der Unterschied ist schnell erklärt: ZÄHLENWENN ist die Einsteigerwaffe, ZÄHLENWENNS das Profi-Tool. Ersteres erlaubt genau ein Kriterium, letzteres beliebig viele – die dann aber logisch UND-verknüpft sind. Bedeutet: Alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit Excel die Zelle zählt. Klingt trivial, wird aber in der Praxis oft falsch verstanden.

Ein häufiger Fehler: Du willst Zellen zählen, die entweder “ja” ODER “vielleicht” enthalten. Das geht mit ZÄHLENWENN, aber nicht direkt mit ZÄHLENWENNS. Die Lösung: Zwei ZÄHLENWENN-Formeln addieren.

=ZÄHLENWENN(A:A; "ja") + ZÄHLENWENN(A:A; "vielleicht")

Wer’s eleganter will, nutzt SUMME mit einem Array-Formular – aber dazu später mehr. Für jetzt gilt: ZÄHLENWENNS ist dein Werkzeug, wenn du multiple UND-Bedingungen abprüfen willst. Wenn du mit ODER logik arbeiten willst, brauchst du Tricks. Oder gleich FILTER, wenn du Office 365 hast.

Und dann ist da noch die Frage: Was, wenn du zählen willst, wie oft ein Wert größer als X ist, aber kleiner als Y? Auch das geht mit ZÄHLENWENNS. Beispiel:

=ZÄHLENWENNS(B:B; ">=10"; B:B; "<=100")

Excel zählt hier alle Zellen in Spalte B, deren Wert zwischen 10 und 100 liegt – inklusive Grenzen. Merksatz: Mehrere Bedingungen mit gleichem Bereich sind erlaubt. Excel prüft jede Zeile einzeln auf alle Kriterien. Und wehe, du mischst Text und Zahlen ohne klare Typisierung. Dann ist Chaos vorprogrammiert.

Bedingungen clever kombinieren: Operatoren, Wildcards und Fallstricke

Excel liebt Bedingungen – aber nur, wenn du sie sauber formulierst. Kein Mensch tippt “gleich”, “ungleich” oder “größer als” aus. Excel erwartet die klassischen Operatoren:

• = gleich
• <> ungleich
• > größer als
• < kleiner als
• >= größer gleich
• <= kleiner gleich

Diese gehören in Anführungszeichen, wenn du sie in der Formel benutzt:

=ZÄHLENWENN(B:B; ">100")

Willst du nach Texten suchen, kannst du Wildcards verwenden. Ein * steht für beliebig viele Zeichen, ein ? für genau eines. Beispiel:

=ZÄHLENWENN(A:A; "ja*")

Das zählt alle Zellen, die mit “ja” beginnen – also auch “ja, vielleicht” oder “jaja”. Aber Vorsicht: Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert. Wenn du case-sensitive zählen willst, brauchst du Formelkonstrukte mit EXAKT und FILTER – oder VBA. Und das willst du nicht. Glaub uns.

Ein weiterer Klassiker: Leere Zellen. Excel zählt sie mit dem Kriterium "":

=ZÄHLENWENN(A:A; "")

Aber Achtung: Zellen mit =““ sind technisch leer, aber Zellen mit einem Leerzeichen (“ ”) nicht. Auch Fehlerwerte wie #DIV/0! werden ignoriert – es sei denn, du fängst sie mit ISTFEHLER oder WENNFEHLER vorher ab. Für saubere Analysen: Immer definieren, was gezählt werden soll – und was nicht.

SUMMEWENN und SUMMEWENNS: Wenn zählen nicht reicht

Zählen ist nett. Aber manchmal willst du mehr: Summieren. Und zwar nur das, was deinen Kriterien entspricht. Willkommen bei SUMMEWENN und SUMMEWENNS – die logischen Geschwister der ZÄHLEN-Familie. Ihre Syntax ist ähnlich, aber mit einem entscheidenden Unterschied: Sie liefern Summen, keine Anzahl.

Beispiel: Du willst alle Umsätze in Spalte B summieren, wenn in Spalte A “ja” steht:

=SUMMEWENNS(B:B; A:A; "ja")

Umgekehrt funktioniert’s auch: Mit SUMMEWENN kannst du sagen: “Summiere alles in Bereich X, wenn Bereich Y das Kriterium erfüllt.” Klingt verwirrend? Ist es auch, wenn du Spalten verwechselst. Deshalb die Faustregel:

• SUMMEWENN(Bereich, Kriterium, Summenbereich)
• SUMMEWENNS(Summenbereich, Kriterium1_Bereich, Kriterium1, ...)

Das Summenargument kommt bei SUMMEWENN zuletzt, bei SUMMEWENNS zuerst. Wer das verwechselt, bekommt lustige Fehlwerte – oder einfach 0. Und merkt’s oft zu spät. Deshalb: Immer mit Beispieldaten testen. Und nie blind vertrauen.

Praxisbeispiele: Excel zählen wenn im echten Marketing-Leben

Genug Theorie? Dann hier ein paar realistische Use Cases. Alle aus der Welt, in der Zahlen wirklich zählen – Online-Marketing, Vertrieb, Controlling.

• Newsletter-Tracking: Zähle, wie viele Empfänger “geklickt” haben UND aus Deutschland kommen:
  =ZÄHLENWENNS(B1:B1000; "geklickt"; C1:C1000; "DE")
• Umsatzanalyse: Summiere alle Bestellungen über 1.000 €, aber nur aus Q1:
  =SUMMEWENNS(D1:D1000; B1:B1000; ">=01.01.2024"; B1:B1000; "<=31.03.2024"; C1:C1000; ">1000")
• SEO-Auswertung: Zähle, wie viele KeywordsKeywords: Der Taktgeber jeder erfolgreichen Online-Marketing-Strategie Keywords sind das Herzstück jeder digitalen Sichtbarkeitsstrategie. Sie sind die Brücke zwischen dem, was Nutzer in Suchmaschinen eintippen, und den Inhalten, die Unternehmen bereitstellen. Ob SEO, SEA, Content-Marketing oder Conversion-Optimierung – ohne die richtigen Keywords läuft gar nichts. Wer denkt, Keywords seien nur ein alter SEO-Hut, hat die Entwicklung der letzten Jahre schlicht verschlafen.... auf Position 1–3 ranken:
  =ZÄHLENWENNS(B1:B1000; ">=1"; B1:B1000; "<=3")
• Lead-Scoring: Zähle alle Leads mit Bewertung “A” oder “B”:
  =ZÄHLENWENN(A:A; "A") + ZÄHLENWENN(A:A; "B")

Du siehst: Die ZÄHLENWENN-Familie ist überall. Wer sie beherrscht, hat Excel unter Kontrolle – und damit seine Daten. Wer sie ignoriert, spielt Zahlenlotto. Viel Glück dabei.

Fazit: Zählen ist Wissen – und Wissen ist Excel-Macht

ZÄHLENWENN ist keine Spielerei. Es ist das Skalpell im Werkzeugkasten jedes Datenanalysten, Marketing-Nerds oder Vertriebsstrategen. Wer weiß, wie man zählt, versteht seine Daten. Wer versteht, kann handeln. Und wer handelt, gewinnt. So einfach ist das.

Aber Achtung: Die wahre Macht liegt nicht im Tippen der Formel – sondern im Verständnis der Logik dahinter. Bedingungen, Operatoren, Datenarten, Fehlervermeidung – all das entscheidet, ob deine Analyse korrekt ist oder Bullshit mit hübscher Formatierung. Excel verzeiht vieles. Logikfehler aber nicht. Also: zählen, wenn du was wissen willst. Nicht raten.