Wie schreibt man eine E-Mail Beispiel richtig? Der brutale Guide für digitale Kommunikation ohne Cringe

Du willst eine perfekte E-Mail schreiben und suchst nach einem “E-Mail Beispiel”? Dann schnall dich an. Denn was du gleich liest, ist kein weichgespültes Tutorial mit “Sehr geehrte Damen und Herren” und Floskeln aus der Amtsstube von 1998. Hier bekommst du den ehrlichen, technischen und komplett durchoptimierten Fahrplan, wie man heute E-Mails schreibt, die ankommen – und wirken. Egal ob Sales, Business Inquiry oder Support-Kommunikation: Wir zeigen dir, wie du aus der Masse rausstichst – und nicht im Spam-Ordner landest.

• Warum ein gutes E-Mail Beispiel mehr Technik als Höflichkeit ist
• Die anatomisch perfekte E-Mail: Aufbau, Struktur, Tonalität
• HTMLHTML: Das Rückgrat des Webs erklärt HTML steht für Hypertext Markup Language und ist der unangefochtene Grundbaustein des World Wide Web. Ohne HTML gäbe es keine Webseiten, keine Online-Shops, keine Blogs und keine digitalen Marketingwelten – nur eine triste, textbasierte Datenwüste. HTML strukturiert Inhalte, macht sie für Browser interpretierbar und sorgt dafür, dass aus rohen Daten klickbare, visuell erfassbare und... vs. Plaintext: Wann du was verschickst – und warum das zählt
• Wie du Betreffzeilen schreibst, die geklickt – und nicht gelöscht – werden
• Absender, Signatur, TrackingTracking: Die Daten-DNA des digitalen Marketings Tracking ist das Rückgrat der modernen Online-Marketing-Industrie. Gemeint ist damit die systematische Erfassung, Sammlung und Auswertung von Nutzerdaten – meist mit dem Ziel, das Nutzerverhalten auf Websites, in Apps oder über verschiedene digitale Kanäle hinweg zu verstehen, zu optimieren und zu monetarisieren. Tracking liefert das, was in hippen Start-up-Kreisen gern als „Daten-Gold“ bezeichnet wird...: Die unterschätzten Tech-Faktoren
• Spamfilter, SPF, DKIM, DMARC – und warum 80% deiner Mails nie ankommen
• Der perfekte CTA: Wie du Leser zum Handeln bringst (ohne billig zu wirken)
• Ein konkretes E-Mail Beispiel – technisch und stilistisch analysiert
• Tools, Plugins und Automatisierung – was du brauchst, was du vergessen kannst

Warum ein gutes E-Mail Beispiel technisch beginnt – und nicht mit “Hallo zusammen”

Bevor du überhaupt über den Text deiner E-Mail nachdenkst, solltest du dir klar machen: Kommunikation per E-Mail ist kein nostalgischer Briefwechsel. Es ist ein technischer Prozess – mit Headern, Protokollen, Encoding-Standards und Spamfiltern, die härter zuschlagen als jeder AlgorithmusAlgorithmus: Das unsichtbare Rückgrat der digitalen Welt Algorithmus – das Wort klingt nach Science-Fiction, ist aber längst Alltag. Ohne Algorithmen läuft heute nichts mehr: Sie steuern Suchmaschinen, Social Media, Navigation, Börsenhandel, Werbung, Maschinen und sogar das, was du in deinem Lieblingsshop zu sehen bekommst. Doch was ist ein Algorithmus eigentlich, wie funktioniert er und warum ist er das ultimative Werkzeug... bei Google. Die meisten E-Mails scheitern nicht am Inhalt, sondern an der Technik. Kommen nie an. Werden gefiltert. Oder sehen auf Mobilgeräten aus wie ein kaputtes Word-Dokument.

Das bedeutet: Ein gutes E-Mail Beispiel ist nie nur ein Text. Es ist ein Zusammenspiel aus sauberem Markup (wenn du HTMLHTML: Das Rückgrat des Webs erklärt HTML steht für Hypertext Markup Language und ist der unangefochtene Grundbaustein des World Wide Web. Ohne HTML gäbe es keine Webseiten, keine Online-Shops, keine Blogs und keine digitalen Marketingwelten – nur eine triste, textbasierte Datenwüste. HTML strukturiert Inhalte, macht sie für Browser interpretierbar und sorgt dafür, dass aus rohen Daten klickbare, visuell erfassbare und... nutzt), korrekten Headern, valider Authentifizierung (Stichwort SPF, DKIM, DMARC) und einer durchdachten Struktur, die sowohl für Empfänger als auch für Maschinen funktioniert. Und ja – auch deine Betreffzeile wird technisch bewertet. Wörter wie “kostenlos”, “jetzt kaufen” oder “100% sicher” können dich direkt in den Spam katapultieren.

Also hör auf, dich nur mit dem Wording zu beschäftigen. Wenn du wirklich wissen willst, wie man eine E-Mail richtig schreibt – inklusive E-Mail Beispiel – musst du tiefer einsteigen. Denn ob deine E-Mail gelesen wird, entscheidet sich nicht erst im Postfach, sondern auf SMTP-Ebene.

Aufbau und Struktur: Die Anatomie einer erfolgreichen E-Mail

Eine gute E-Mail folgt einem klaren Aufbau. Und zwar immer. Deine Leser haben keine Zeit und keine Geduld. Deshalb brauchst du eine Struktur, die sofort klar macht: Wer schreibt? Was willst du? Warum sollte ich antworten – oder überhaupt weiterlesen?

• Betreffzeile: Maximal 60 Zeichen, klar, prägnant, ohne Spam-Wörter. Beispiel: “Ihre Anfrage vom 3. Mai – kurze Rückmeldung”
• Pre-Header: Der Text, der in der Vorschau angezeigt wird. Nutze ihn. Beispiel: “Wir haben die passende Lösung für Ihr Problem gefunden.”
• Begrüßung: Persönlich, aber effizient. “Hallo Herr Müller” schlägt “Sehr geehrte Damen und Herren” um Längen.
• Einleitung: Warum schreibst du? Was ist der Kontext?
• Hauptteil: Fakten, Nutzen, Angebot, Lösung. Kein Blabla.
• Call-to-ActionCall-to-Action (CTA): Die Kunst, Nutzer zu bewegen – Definition, Wirkung und Praxis Ein Call-to-Action – oder CTA für alle, die Buzzwords lieben – ist das ultimative Werkzeug im Werkzeugkasten des Online-Marketings. Er ist kein nettes Beiwerk, sondern die entscheidende Handlungsaufforderung, die über Erfolg oder Misserfolg einer Website, Kampagne oder Landingpage entscheidet. Ob „Jetzt kaufen“, „Newsletter abonnieren“ oder „Demo anfordern“ –...: Was soll der Empfänger tun? Klicken? Antworten? Entscheiden?
• Abschluss und Signatur: Freundlich, aber nicht anbiedernd. Und mit vollständigen Kontaktangaben.

Eine E-Mail ist keine Landingpage. Sie ist ein Trigger. Du willst Aufmerksamkeit, Interesse und eine Reaktion. Deshalb: Sei klar. Sei präzise. Und bitte – sei nicht langweilig. Niemand hat Zeit für 500 Wörter Einleitung. “Hier ist das, was wir für Sie tun können” funktioniert besser als jedes Storytelling-Epos.

HTML-E-Mails oder Plaintext? Entscheidung mit Folgen

“Wie schreibt man eine E-Mail Beispiel richtig?” – die Antwort hängt auch davon ab, ob du HTMLHTML: Das Rückgrat des Webs erklärt HTML steht für Hypertext Markup Language und ist der unangefochtene Grundbaustein des World Wide Web. Ohne HTML gäbe es keine Webseiten, keine Online-Shops, keine Blogs und keine digitalen Marketingwelten – nur eine triste, textbasierte Datenwüste. HTML strukturiert Inhalte, macht sie für Browser interpretierbar und sorgt dafür, dass aus rohen Daten klickbare, visuell erfassbare und... oder Plaintext nutzt. Und nein, HTMLHTML: Das Rückgrat des Webs erklärt HTML steht für Hypertext Markup Language und ist der unangefochtene Grundbaustein des World Wide Web. Ohne HTML gäbe es keine Webseiten, keine Online-Shops, keine Blogs und keine digitalen Marketingwelten – nur eine triste, textbasierte Datenwüste. HTML strukturiert Inhalte, macht sie für Browser interpretierbar und sorgt dafür, dass aus rohen Daten klickbare, visuell erfassbare und... heißt nicht automatisch schöner. Es heißt: Risiko. Denn jede formatierte Mail kann von Spamfiltern anders bewertet werden. Vor allem, wenn du es übertreibst.

Die Vorteile von HTML-E-Mails:

• Visuell ansprechender
• BrandingBranding: Die Kunst und Wissenschaft der unwiderstehlichen Markenidentität Branding ist das strategische Zusammenspiel von Design, Kommunikation, Psychologie und digitaler Inszenierung, mit dem Ziel, einer Marke ein unverwechselbares Gesicht und eine klare Positionierung zu verleihen. Es geht dabei nicht nur um Logos oder hübsche Farbpaletten, sondern um den Aufbau einer tiefen, emotionalen Bindung zwischen Unternehmen und Zielgruppe. Branding ist Identitätsmanagement auf..., CI und Design-Elemente möglich
• TrackingTracking: Die Daten-DNA des digitalen Marketings Tracking ist das Rückgrat der modernen Online-Marketing-Industrie. Gemeint ist damit die systematische Erfassung, Sammlung und Auswertung von Nutzerdaten – meist mit dem Ziel, das Nutzerverhalten auf Websites, in Apps oder über verschiedene digitale Kanäle hinweg zu verstehen, zu optimieren und zu monetarisieren. Tracking liefert das, was in hippen Start-up-Kreisen gern als „Daten-Gold“ bezeichnet wird... von Öffnungen und Klicks über UTM-ParameterUTM-Parameter: Unsichtbare Tracking-Helden im Online-Marketing UTM-Parameter sind kleine, unscheinbare Codeschnipsel, die an URLs angehängt werden und die Magie des digitalen Trackings entfesseln. Sie entlarven endlich, woher dein Traffic wirklich kommt – und zwingen Google Analytics, Matomo & Co., mit der Wahrheit rauszurücken. Wer digital Reichweite, Kampagnen oder Conversions messen will, kommt an UTM-Parametern nicht vorbei. Dieser Glossar-Artikel seziert das Thema... und PixelPixel: Das Fundament digitaler Präzision im Online-Marketing Ein Pixel – ursprünglich ein Kofferwort aus „Picture Element“ – ist das kleinste darstellbare Bildelement auf digitalen Bildschirmen oder in digitalen Bildern. Im Online-Marketing ist „Pixel“ aber mehr als nur ein technischer Begriff aus der Bildverarbeitung: Hier steht Pixel für eine der wichtigsten, aber oft unterschätzten Technologien zur Nutzerverfolgung, Conversion-Messung und Datenerhebung. Wer...

Die Nachteile:

• Höheres Spam-Risiko bei schlechter Umsetzung
• Responsiveness muss perfekt sein (Stichwort Mobile-OptimierungMobile-Optimierung: Der Schlüssel zur digitalen Dominanz im Zeitalter des Smartphones Mobile-Optimierung ist kein hipper Trend für Early Adopter oder ein „Nice to have“ für hippe Startups. Es ist die brutale Notwendigkeit für jeden, der heute online sichtbar und erfolgreich sein will. Der Begriff bezeichnet alle technischen, inhaltlichen und gestalterischen Maßnahmen, um Websites und digitale Angebote auf mobilen Endgeräten – Smartphones...)
• Rendering-Probleme in Outlook, Thunderbird & Co.

Für transaktionale, persönliche oder B2B-Kommunikation empfehlen wir: Plaintext oder minimal formatiertes HTMLHTML: Das Rückgrat des Webs erklärt HTML steht für Hypertext Markup Language und ist der unangefochtene Grundbaustein des World Wide Web. Ohne HTML gäbe es keine Webseiten, keine Online-Shops, keine Blogs und keine digitalen Marketingwelten – nur eine triste, textbasierte Datenwüste. HTML strukturiert Inhalte, macht sie für Browser interpretierbar und sorgt dafür, dass aus rohen Daten klickbare, visuell erfassbare und... mit Inline-CSS. Kein JavaScriptJavaScript: Das Rückgrat moderner Webentwicklung – und Fluch für schlechte Seiten JavaScript ist die universelle Programmiersprache des Webs. Ohne JavaScript wäre das Internet ein statisches Museum aus langweiligen HTML-Seiten. Mit JavaScript wird aus einer simplen Webseite eine interaktive Webanwendung, ein dynamisches Dashboard oder gleich ein kompletter Online-Shop. Doch so mächtig die Sprache ist, so gnadenlos ist sie auch bei schlechter..., keine externen Fonts, keine eingebetteten Videos. Und: Kein TrackingTracking: Die Daten-DNA des digitalen Marketings Tracking ist das Rückgrat der modernen Online-Marketing-Industrie. Gemeint ist damit die systematische Erfassung, Sammlung und Auswertung von Nutzerdaten – meist mit dem Ziel, das Nutzerverhalten auf Websites, in Apps oder über verschiedene digitale Kanäle hinweg zu verstehen, zu optimieren und zu monetarisieren. Tracking liefert das, was in hippen Start-up-Kreisen gern als „Daten-Gold“ bezeichnet wird... ohne expliziten Hinweis. DSGVO lässt grüßen.

Technische Authentifizierung: SPF, DKIM, DMARC – deine Eintrittskarte ins Postfach

Du kannst die schönste E-Mail der Welt schreiben – wenn dein Mailserver technisch nicht richtig konfiguriert ist, landest du trotzdem im Spam. Punkt. Deshalb: Kümmere dich um deine Authentifizierungs-Records. Ohne SPF, DKIM und DMARC bist du für E-Mail-Provider ein potenzieller Spammer.

Hier eine kurze Übersicht, was du brauchst:

• SPF (Sender Policy Framework): Gibt an, welche Server im Namen deiner Domain Mails versenden dürfen. Beispiel: v=spf1 include:spf.mailprovider.com -all
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Digitale Signatur deiner E-Mail, die beweist, dass der Inhalt nicht manipuliert wurde. Wird über DNS bereitgestellt.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Regelwerk, was mit Mails passiert, die SPF/DKIM nicht bestehen. Beispiel: v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc@deinedomain.de

Ohne diese drei Records bist du ein technischer Nobody. Und wirst behandelt wie einer. Tools wie MXToolbox oder Mail-Tester helfen dir, deine Konfiguration zu überprüfen. Und ja – das ist Arbeit. Aber sie entscheidet, ob deine E-Mail ankommt oder nicht.

Ein konkretes E-Mail Beispiel – inklusive Analyse

Genug Theorie? Hier ein Beispiel, wie eine gute geschäftliche E-Mail aussehen kann – inklusive Erklärung, warum sie funktioniert.

Betreff: Ihre Anfrage vom 3. Mai – unsere Lösungsvorschläge

Hallo Herr Meier,

vielen Dank für Ihre Anfrage zur Optimierung Ihrer Online-Marketing-Kampagnen. Wir haben Ihre Anforderungen analysiert und drei konkrete Vorschläge vorbereitet, die wir Ihnen gerne vorstellen möchten.

1. Zielgruppenspezifische Landingpages mit Conversion-Optimierung
2. Technisches SEO-Audit mit Fokus auf Ladegeschwindigkeit
3. Automatisierung von E-Mail-Follow-ups via HubSpot

Gerne würden wir in einem kurzen Call (15 Minuten) Ihre Prioritäten besprechen. Sie können hier direkt einen Termin buchen: [Kalender-Link]

Beste Grüße  
Maximilian Krüger  
Digital Consultant  
krueger@agenturname.de | +49 30 12345678

Warum funktioniert das?

• Klarer Betreff mit Bezug zum Empfänger
• Direkter Einstieg ohne Floskeln
• Aufzählung der USPs
• Call-to-ActionCall-to-Action (CTA): Die Kunst, Nutzer zu bewegen – Definition, Wirkung und Praxis Ein Call-to-Action – oder CTA für alle, die Buzzwords lieben – ist das ultimative Werkzeug im Werkzeugkasten des Online-Marketings. Er ist kein nettes Beiwerk, sondern die entscheidende Handlungsaufforderung, die über Erfolg oder Misserfolg einer Website, Kampagne oder Landingpage entscheidet. Ob „Jetzt kaufen“, „Newsletter abonnieren“ oder „Demo anfordern“ –... mit konkretem Link
• Professionelle Signatur mit vollständigen Kontaktdaten

Diese Mail ist responsiv, spamfrei und menschlich – aber ohne Smalltalk-Overload. Genau so schreibst du ein gutes E-Mail Beispiel.

Tools, Plugins und Automatisierung: Der technische Werkzeugkasten für gute E-Mails

Wenn du regelmäßig gute E-Mails schreiben willst, brauchst du technische Unterstützung. Nein, kein ChatGPT. Sondern Tools, die dich effizienter machen und gleichzeitig saubere, rechtskonforme Kommunikation gewährleisten. Hier eine Auswahl:

• Mailchimp / Brevo / CleverReach: Für HTML-Newsletter mit DSGVO-Konformität, Double Opt-inOpt-in: Das Eintrittsticket für datenschutzkonformes Online-Marketing Opt-in bezeichnet im Online-Marketing das aktive Einverständnis eines Nutzers, bestimmten Kommunikations- oder Datenverarbeitungsmaßnahmen zuzustimmen – etwa dem Empfang von Newslettern oder der Nutzung von Tracking-Technologien. Ohne ein gültiges Opt-in laufen viele digitale Marketingmaßnahmen ins Leere, denn rechtlich ist das ungefragte Zusenden von E-Mails oder das Setzen von Cookies in der EU längst passé. Wer..., Templates und TrackingTracking: Die Daten-DNA des digitalen Marketings Tracking ist das Rückgrat der modernen Online-Marketing-Industrie. Gemeint ist damit die systematische Erfassung, Sammlung und Auswertung von Nutzerdaten – meist mit dem Ziel, das Nutzerverhalten auf Websites, in Apps oder über verschiedene digitale Kanäle hinweg zu verstehen, zu optimieren und zu monetarisieren. Tracking liefert das, was in hippen Start-up-Kreisen gern als „Daten-Gold“ bezeichnet wird....
• Mail-Tester.com: Zeigt dir Spam-Risiken, Header-Fehler und DNS-Probleme deiner E-Mails.
• Litmus / Email on Acid: Testet Rendering deiner HTML-Mails in verschiedenen Clients.
• MXToolbox: Checkt SPF, DKIM, DMARC und Blacklistings deiner Domain.
• Calendly oder YouCanBookMe: Für einfache CTA-Terminbuchung in E-Mails.

Automatisierung ist großartig – solange sie nicht entmenschlicht. Schreibe keine Mails wie ein Bot. Aber nutze Tools, um Prozesse zu vereinfachen. Personalisierung, Sequenzen, Follow-ups – das alles kannst du technisch sauber abbilden. Aber bitte mit Verstand.

Fazit: Wie man eine E-Mail schreibt, die gelesen – und nicht gelöscht – wird

Eine gute E-Mail ist kein Zufallsprodukt. Sie ist das Ergebnis aus technischem Verständnis, klarer Kommunikation und Respekt vor dem Empfänger. Wer fragt “Wie schreibt man eine E-Mail Beispiel richtig?”, muss verstehen: Es geht nicht nur um Worte. Es geht um Zustellbarkeit, Vertrauen und Relevanz.

Du willst Antworten? Dann schick keine Massenmails mit generischen Phrasen. Du willst Klicks? Dann optimiere deine Betreffzeile wie eine Ad CopyAd Copy: Die Kunst der unwiderstehlichen Werbebotschaft Ad Copy ist der Begriff für den eigentlichen Werbetext in einer Anzeige – ob klassischer Banner, Google Ads, Facebook-Anzeige oder Out-of-Home-Display. Kurz gesagt: Ad Copy ist der Text, der verkauft, überzeugt, provoziert oder wenigstens dafür sorgt, dass irgendjemand auf „Kaufen“, „Mehr erfahren“ oder „Jetzt testen“ klickt. In der Welt des digitalen Marketings ist.... Du willst sichtbar bleiben? Dann bring deine Technik in Ordnung. Denn im Posteingang gewinnt nicht der Lauteste – sondern der Präziseste. Und genau so schreibst du eine E-Mail, die wirkt.